Заказать обратный звонок

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой обработки персональных данных

КЛИЕНТЫ

Инструменты для работы с клиентами в ListOk CRM. Подробный разбор карточки клиента и его анкеты.
Содержание
#
#
#
#
#
#
#

Настройка параметров клиентов

В ListOk вы можете вести учет посещаемости, записывать и отмечать клиентов на занятиях, хранить эти данные. В статье подробно рассмотрены:
Работа со списком клиентов
Заполнение анкеты клиента
Использование карточки клиента
Карточка клиента, как и расписание на главной странице, является одним из основных интерфейсов в ListOk CRM.

Создание клиента

Добавить нового клиента в ListOk можно тремя способами:

Через раздел Главная

Нажмите кнопку плюса + рядом с полем «Поиск клиента». Перед вами откроется анкета, которую нужно заполнить для создания нового клиента.
Необходимый уровень доступа: строка поиска клиентов (главная страница) и список клиентов (изменение).
Добавить клиента через главную

Через раздел Клиенты → Список клиентов

Нажмите на кнопку + Новый клиент в правом верхнем углу окна — также появится пустая анкета.
Необходимый уровень доступа: список клиентов (чтение), список клиентов (изменение).
Добавить клиента через раздел Клиенты - Список клиентов

Из занятия

Выберите занятие в расписании, и слева от поля с именем клиента нажмите на кнопку синего плюсика.
Необходимый уровень доступа: расписание на главной странице, строка поиска клиента на занятии, список клиентов (изменение).
Добавить клиента из занятия в ЛистОк

Список клиентов

Основным местом для работы с клиентами является раздел Клиенты → Список клиентов
Раздел Список клиентов
Таблица клиентов в ListOk CRM
Используйте эту строку для поиска клиента в программе. Введите минимум три символа.
В разделе представлена таблица клиентов с возможностью поиска и сортировки. Для поиска используйте поле вверху, а для сортировки нажмите на необходимый заголовок столбца.
Если вы только начинаете работать в программе, то, чтобы не создавать каждого клиента вручную, вы можете загрузить готовый список клиентов, нажав на синюю кнопку Импорт клиентов в правом верхнем углу раздела. Файл формата .xlsx должен совпадать с образцом файла, представленным в программе.
Сопоставьте столбцы с необходимыми полями и завершите импорт.
В столбце «Флаги» отображены данные по карточке клиента. Существуют следующие флаги:
Значок для клиента, являющегося ребенком
Количество долгов по посещениям
Сумма долга
У клиента есть активный абонемент
У клиента есть замороженный абонемент
Клиент авторизовался в мобильном приложении

Анкета клиента

В анкете хранится основная информация по клиенту, которую можно использовать для разных типов отчетности, отправки СМС и push-уведомлений. Ниже подробно представлен каждый из пунктов анкеты.
Фото
Добавьте фото клиента при помощи веб-камеры. Для этого нажмите кнопку Обновить фото. Предварительно убедитесь, что веб-камера подключена к компьютеру. Удалить фото клиента после загрузки нельзя, доступна только опция обновить.

Вы также можете загрузить готовое фото клиента с компьютера, нажав на кнопку Выбрать и далее загрузить файл, соответствующий следующим требованиям:

— Минимальный размер фото — 128×96 пикселей
— Пропорции — 4 x 3
— Максимальный размер файла, вес — 3 Мб
— Допустимые форматы: PNG или JPG
ФИО
Поле «ФИО» обязательно для заполнения и будет отображаться в онлайн-расписании, приложении и личном кабинете клиента.
Обращение
Обращение может отличаться от ФИО. Значение из данного поля можно использовать в дальнейшем в качестве переменной в автоматических СМС, push-уведомлениях и email-рассылках.
Пол
В выпадающем списке выберите пол клиента, по умолчанию указан женский.
Филиал
В выпадающем списке выберите филиал, в котором будет заниматься клиент.

При создании клиента программа устанавливает филиал, выбранный пользователем на главной странице или клиентом при регистрации в онлайн-сервисах.

Клиенту после авторизации в онлайн-расписании и мобильном приложении отобразится филиал, который установлен в анкете. При необходимости клиент сможет переключить просмотр расписания на другой. Все онлайн-платежи клиента будут попадать на счет его филиала.

Найти клиентов конкретного филиала можно в разделе «Расширенный поиск».

Чтобы включить группировку клиентов по филиалам, обратитесь в службу поддержки.
Ответственный
В поле «Ответственный» вы можете указать сотрудника, который создал карточку данного клиента и/или будет ответственным за выполнение задач, связанных с этим клиентом.

Примечание: все пользователи, кроме преподавателей, могут быть назначены ответственными за выполнение задач.
Дата рождения
В календаре установите дату рождения клиента.

В правом верхнем углу в разделе «Главная» есть иконка с днями рождения.

Вы можете поставить задачу ко дню рождения клиента. Например, отправить поздравление по СМС. Или же настроить автоматическую отправку сообщения с поздравлением.
Телефон (мобильный и альтернативный)
Мобильный номер телефона является идентификатором клиента. У двух клиентов не может быть одинакового номера телефона.

Вы также можете указать альтернативный телефон клиента. Он не будет являться идентификатором и может быть одинаковым более чем у одного клиента или же быть основным для другого клиента.
Штрихкод
Заполните данное поле, если в организации используют персональные карты, которые не привязаны к определенному абонементу. По номеру штрихкода можно осуществить поиск клиента.

Рекомендуемые форматы — EAN-8 или EAN-13.
Карточка родителя
В ListOk можно отдельно создать карточку ребенка и прикрепить к ней родителя. Чтобы связать ребенка с родителем, начните набирать имя клиента в поле, а затем выберите из предложенных вариантов. Ребенка также можно создать из карточки родителя.

Родитель может авторизоваться с помощью своего логина и пароля в онлайн-сервисах и переключаться между учетными версиями всей семьи.

Примечание: В анкете ребенка может быть указан только один родитель.
ФИО и телефон родителя
Далее введите ФИО и телефон родителя. Данные этих полей носят информационный характер.
Email
Укажите email клиента.
Статус, источник, формат занятий
Данные полей «Статус», «Источник», «Формат занятий» являются фильтром в расширенном поиске для сегментации клиентов.

Присвойте клиенту статус в зависимости от потребностей отчетности организации. Например, если абонемент клиента оплачивает его работодатель, установите статус «Корпоративный клиент».

Далее выберите источник, через который клиент нашел вашу организацию. По умолчанию существует три основных источника: мобильное приложение, онлайн-расписание, форма захвата с сайта. Программа присвоит источник автоматически, если карточка клиента заведена через один из этих каналов. Но вы можете создать дополнительные источники, например: Instagram, ВКонтакте или реклама.

В поле «Формат занятий» выберите тот формат, который предпочитает клиент.
Черный список
В анкете вы можете добавить клиента в черный список CRM-системы. Для этого в соответствующем поле выберите значение «Да» — тогда клиенту будет недоступна опция самостоятельной записи на занятия через онлайн-расписание или мобильное приложение. В случае попытки записи клиент получит сообщение «Запись закрыта. Обратитесь к администратору».
Интересы
Добавьте интересы клиента, нажав на соответствующую кнопку. Перед вами откроется модальное окно выбора интересов в формате выпадающего списка. Если в программе пока нет списка интересов, то создайте их, нажав на плюсик справа от поля.

После выбора интереса нажмите на зеленую кнопку Добавить.
Документы
Каждому клиенту можно присвоить документ. Например, медицинскую справку, согласие на получение рассылки, технику безопасности.

Для этого нажмите на кнопку Добавить документ. Перед вами откроется модальное окно документов. В поле «Документ» в выпадающем списке выберите нужный. Если в программе пока нет документов, то вы можете их добавить, нажав на синий плюсик справа от поля.

Далее введите дату истечения срока действия документа в календаре и нажмите зеленую кнопку Добавить в правом нижнем углу.

Примечание: В программе не хранятся копии документов. Поле «Документы» необходимо для того, чтобы зафиксировать факт подписания документов. Документ может быть без даты истечения.

Рекомендация: Создайте документ о согласии на получение СМС-рассылки. Рассылку можно осуществлять только по предварительному согласию клиента. Законом предусмотрен административный штраф в случае претензии со стороны адресата. Федеральный Закон от 13.03.2006 N 38-ФЗ (ред. от 29.07.2017) «О рекламе» (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.09.2017) Ст. 18, 38.
Персональная скидка
Если у клиента есть персональная скидка, введите значение с клавиатуры или используйте стрелочки в поле. Скидка будет автоматически применяться при оформлении абонементов и товаров.
ВКонтакте, Facebook, Instagram
В анкете можно указать ссылку на социальные сети клиента: ВКонтакте, Facebook, Instagram. Нажмите на логотип справа от поля, чтобы перейти на страницу клиента в социальных сетях.
Заболевания
Если у клиента имеются заболевания или противопоказания, то вы можете добавить информацию об этом, нажав на кнопку Добавить заболевание и в выпадающем списке выбрать заболевание.
Логин и пароль
Если в организации предусмотрен доступ клиента в личный кабинет*, то задайте логин и пароль для входа. Если поле «Логин» не заполнено, то вход клиенту запрещен.

Логин и пароль клиента будут созданы автоматически, если клиент самостоятельно зарегистрировался в онлайн-сервисах.

* Доступно от тарифного плана Марс
Отправка СМС и email
В анкете устанавливается разрешение на отправку СМС и email. Для этого в полях «Отправка СМС» и «Отправка Email» в выпадающем списке выберите нужную опцию: есть разрешение или нет разрешения.

Перед тем, как клиент самостоятельно зарегистрируется в онлайн-сервисах, ему потребуется согласиться с политикой конфиденциальности. После подтверждения, в его анкете программа установит «есть разрешение» в поле «Отправка СМС».

В email-рассылке есть кнопка Отказаться, тогда в поле «Отправка Email» появится значение «нет разрешения».

Примечание: по умолчанию в анкете предустановлено значение «есть разрешение». Для каждого из данных полей можно изменить настройку, обратившись в службу поддержки.
Заметки
По клиенту можно оставлять дополнительные заметки в текстовом формате. Эти данные отображаются только в анкете и карточке клиента.
Заметки (видимые)
Если же нужно добавить видимые заметки, то добавьте их в поле «Заметки (видимые)». Они будут отражаться в карточке клиента, а также при отмечании на занятиях. Видимые заметки не отображаются клиенту.
Медицинская справка и страховка
Если клиент для занятий предоставляет медицинскую справку и/или страховку, то вы можете указать срок действия в формате даты. Для этого нажмите на календарь и выберите подходящее значение.

Примечание: медицинская справка и страховка — дополнительные поля, которые включаются по запросу в службу поддержки.
Номер и серия паспорта, дата выдачи, кем был выдан, код подразделения, адрес клиента
В анкете укажите паспортные данные клиента: номер и серию паспорта, дату выдачи, кем был выдан, код подразделения, а также адрес клиента. Эти значения вы сможете использовать для подстановки в шаблон договора.
Параметры группы
Анкета клиента
Анкета клиента в ListOk
Заполнить анкету в CRM
Нажмите кнопку Сохранить в правом нижнем углу анкеты, если вы закончили заполнение. После сохранения откроется карточка этого клиента.

Карточка клиента

Панель кнопок быстрого доступа

Карточка клиента содержит информацию о действиях и задачах, связанных с клиентом в ЛистОк. Данные в карточке разделены по блокам. В левом верхнем углу находится панель кнопок быстрого доступа. Рассмотрим подробнее:
Оформить подарочный сертификат из раздела Занятия → Сертификаты.
Открыть анкету клиента — быстрый доступ к просмотру и редактированию анкеты
Перезагрузить карточку клиента
Внести платеж от клиента — средства автоматически зачисляются на счет. Если у клиента имеется задолженность, то она будет погашена из этих средств
Записать на занятие
Выдать средства — если у клиента имеются средства на личном счете, то они будут выданы
Создать задачу по данному клиенту
Товары — продажа товара клиенту
Оформить подарочный сертификат. Заранее добавьте его в разделе Занятия → Сертификаты
Активировать подарочный сертификат
Отправить Push-уведомление в мобильное приложение. Иконка отображается только в том случае, если клиент авторизовался в мобильном приложении
Отправить СМС
Отправить доступ в личный кабинет. Отправка вызовет автогенерацию логина и пароля
Позвонить — иконка доступна при интеграции с IP-телефонией и наличии номера телефона в анкете клиента
Открыть анкету клиента — быстрый доступ к просмотру и редактированию анкеты
Перезагрузить карточку клиента
Внести платеж от клиента — средства автоматически зачисляются на счет. Если у клиента имеется задолженность, то она будет погашена из этих средств
Записать на занятие
Выдать средства — если у клиента имеются средства на личном счете, то они будут выданы
Создать задачу по данному клиенту
Товары — продажа товара клиенту
Оформить подарочный сертификат. Заранее добавьте его в разделе Занятия → Сертификаты
Активировать подарочный сертификат
Отправить доступ в личный кабинет. Отправка вызовет автогенерацию логина и пароля
Отправить СМС
Отправить Push-уведомление в мобильное приложение. Иконка отображается только в том случае, если клиент авторизовался в мобильном приложении
Позвонить — иконка доступна при интеграции с IP-телефонией и наличии номера телефона в  анкете клиента
Карточка клиента
Здесь отображаются видимые заметки из анкеты клиента.

Разделы в карточке клиента

В зависимости от настроенных модулей на аккаунте в карточке отображаются следующие функциональные блоки:

Записи предстоящие

Запись исчезает из карточки при отмечании клиента, проставлении пропуска или по завершении дня

Посещения

После отметки клиента на занятии информация отобразится в карточке

Отмененные записи

Информация об отмененных клиентом или пользователем записях отобразится в этом блоке

Отправленные Push

Отображаются в карточке при наличии мобильного приложения и хотя бы одного отправленного push

Пропущенные записи

Здесь появится перечень занятий, по которым клиенту поставили пропуск

Отправленные СМС/Email

Достаточно отправить одно смс/письмо клиенту вручную или автоматически

Лист ожидания на занятия

Занятия, на которые клиент записан в очередь. Блок отобразится после активации модуля «Лист ожидания»

Сделки

Блок всегда виден в интерфейсе карточки клиента

Платежи

Здесь отображаются любые платежи: внесение, оплата занятий, покупка абонемента и товара

Заказы (проданные товары)

Блок появится в карточке, как только клиент приобретет первый товар

Задачи

Сводная таблица с указанием заголовка, срока и статуса задач, назначенных по клиенту

Звонки

Блок появится после настройки интеграции с IP-телефонией
Разделы в карточке клиента
Посмотреть отправленные сообщения и прослушать звонки
Прослушать звонки

Действия из карточки клиента

Из карточки клиента вы можете:
Погасить задолженность
Изменить статус задач, связанных с клиентом
Отредактировать оформленный абонемент
Применить скидочные купоны
Добавить клиента постоянным участником группы
Отменить запись на занятие
Оформить абонемент
Возместить пропущенные занятия в абонемент
Посмотреть отправленные сообщения

Редактирование и удаление клиентов

В разделе «Список клиентов» в каждой строке отображены иконки крестика и карандаша

Нажмите карандашик — откроется окно редактирования анкеты клиента. Помимо раздела, редактировать анкету клиента можно из его карточки, нажав на кнопку в панели быстрого доступа или в блоке «Анкета клиента».
Нажмите крестик — появится уточняющий знак вопроса, действительно ли вы хотите удалить выбранного клиента. Повторное нажатие приведет к удалению данных. Удалить клиента можно только из этого раздела.
Обратите внимание, что при удалении клиента информация по совершенным действиям остается в системе, предстоящие записи клиента отменяются, а текущие скрываются, в том числе и пропуски по ним.
Редактирование и удаление клиентов

Уровень доступа

Создавать, редактировать и удалять клиентов может только пользователь, имеющий доступ в раздел.
Права доступа настраиваются в разделе Сотрудники → Уровни доступа. За анкету и карточку клиента отвечают настройки представленные в разделах Карточка клиента и Клиенты.
Можно ли удалить клиента? Что произойдет?
Случайно удалил клиента. Что делать?
Можно ли добавить в анкету клиента дополнительные поля?
Можно ли вынести информацию из анкеты клиента в его карточку?
Чем отличается анкета клиента от карточки?
Можно ли удалить или переместить поле в анкете клиента?

Часто задаваемые вопросы

Можно ли удалить клиента? Что произойдет?
— Да, клиента можно удалить из ListOk. Информация по совершенным действиям остается в системе, предстоящие записи клиента отменяются, а текущие скрываются, в том числе и пропуски по ним.
Случайно удалил клиента. Что делать?
— Если вы случайно удалили нужного клиента, то направьте запрос на восстановление данных в службу поддержки клиентов ЛистОк.
Можно ли добавить в анкету клиента дополнительные поля?
— Да, можно. Для этого направьте ваш запрос в службу поддержки.
Можно ли удалить или переместить поле в анкете клиента?
— На данный момент такая опция отсутствует.
Можно ли вынести информацию из анкеты клиента в его карточку?
— Да, можно. Для этого направьте ваш запрос в службу поддержки.
Чем отличается анкета клиента от карточки?
— В анкете клиента содержится личная информация, а в карточке — такие разделы, как абонементы, записи на занятия, звонки.
Как определить, кто и когда создал клиента?
Можно ли, чтобы у администратора был доступ только к клиентам своего филиала?
Можно ли сделать поле обязательным для заполнения?
Можно ли объединить карточки клиентов?
Мне надо, чтобы персональная скидка применялась только к абонентам, а не товарам. Можно ли так сделать?
Как определить, кто и когда создал клиента?
— Чтобы узнать, какой пользователь создал клиента, направьте ваш запрос в службу поддержки. Дату добавления клиента вы можете посмотреть в разделе Клиенты → Список клиентов в столбце Добавлен или в экспортированной из раздела Клиенты → Расширенный поиск таблице формата *.xlsx.
Можно ли, чтобы у администратора был доступ только к клиентам своего филиала?
— Нет, один аккаунт предназначен для работы в пределах одного города и подразумевает общую базу клиентов. Но клиентов можно разделить по филиалам.
Можно ли сделать поле обязательным для заполнения?
— Да, для этого направьте запрос в службу поддержки. Срок выполнения запроса составляет три рабочих дня, не считая дня подачи заявки.
Можно ли объединить карточки клиентов?
— Да, для этого направьте запрос в службу поддержки. Будьте готовы предоставить информацию по всем карточкам, которые нужно объединить.
Мне надо, чтобы персональная скидка применялась только к абонентам, а не товарам. Можно ли так сделать?
— Да, по умолчанию персональная скидка распространяется на товары и абонементы, однако эту настройку можно изменить, обратившись в службу поддержки. Персональная скидка клиента может распространяться только на товары, только на абонементы или на то и другое. Настройка будет распространяться на весь аккаунт.
Была ли статья полезной?
Пожалуйста, заполните всего два поля. Вы поможете нам стать лучше.
Оцените качество контента
Помогла ли вам статья?
Если вы не нашли ответ на свой вопрос по Клиентам, оставьте его здесь. Мы обязательно включим его в статью.

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой обработки персональных данных

Связанные статьи
Есть дополнительные вопросы? Найдите ответы здесь!
Направления
Обзор направлений в ListOk CRM, что они означают и как влияют на абонементы и занятия.
Группы
Расписание
Преподаватели
Узнать больше →
Узнать больше →
Узнать больше →
Узнать больше →
Рекомендации по работе с группами в ListOk CRM. Обзор групп, что это такое и зачем нужны.
Заполнение расписания занятий в ListOk CRM. Работа с шаблоном и правила использования.
Базовое руководство по взаимодействию с интерфейсом преподавателей в ListOk CRM.