Смены в ListOk CRM — оплачиваемые промежутки времени от 1 минуты до 24 часов, которые можно назначить только менеджерам. Они фиксируются в журнале смен.

Журнал смен помогает экономить время, так как автоматически фиксирует отработанные часы сотрудников и начисляет заработную плату. Смены могут добавляться в журнал после того, как их закроют менеджеры или вручную в разделе Сотрудники → Журнал смен.

Перед использованием журнала смен необходимо установить сотрудникам зарплатный план с моделью начисления «Почасовая оплата». Подробнее рассказали в статье «Зарплатные планы менеджеров».

Как только в журнале появляются отработанные часы, программа автоматически начисляет заработную плату. Инструкция по начислению находится в статье «Начисление зарплаты менеджерам».

Служба поддержки ListOk консультирует и помогает в настройке заработной платы на любом этапе использования лицензии.

Открытие и закрытие смены

После установки модели начисления «Почасовая оплата» у менеджера в панели уведомлений появится иконка часов. Иконка может иметь три состояния:

Смена открыта;

Необходимо открыть смену;

Смена скоро будет закрыта. Цвет изменится как только наступит время, указанное в настройке «Напоминание о закрытии смены».

При нажатии на иконку откроется окно с информацией:

● длительность текущей смены;
● оплата за час;
● время всех смен менеджера за день;
● время автоматического закрытия смены;
● филиал.

Также в этом окне менеджер может открыть или закрыть смену. Для этого ему нужно нажать на иконку «Старт» или «Стоп» рядом с количеством отработанных часов.

Чтобы просмотреть информацию о времени работы менеджеров, перейдите в журнал смен.

Как перейти в журнал смен

Через меню

Перейдите в раздел меню Сотрудники → Журнал смен

Откроется страница с таблицей смен

Через панель уведомления

Нажмите в панели уведомления иконку часов

Откроется модальное окно «Данные о смене»

Нажмите кнопку Перейти в журнал смен

Откроется страница с таблицей смен

Раздел Журнал смен

Данный раздел предназначен для управления сменами. Их можно просматривать, создавать, редактировать и удалять. Также здесь доступен экспорт данных об отработанных часах.

Журнал смен доступен боссу, руководителям и администраторам с уровнями доступа «Личный журнал смен (чтение)» и «Общий журнал смен (чтение)».

Таблица смен

В таблице смен зафиксированы часы работы только тех менеджеров, которые отработали хотя бы одну смену.

Таблица может отображать информацию на день, неделю или месяц. Для переключения вида нажмите зеленую кнопку День слева внизу под таблицей.

Чтобы показать смены конкретного менеджера, справа от поля «Период» введите его имя либо выберите в выпадающем списке.

Подробнее о столбцах в таблице:

01

ФИО менеджера

Сортировка менеджеров производится в алфавитном порядке среди не удаленных сотрудников. Внизу таблицы представлен список удаленных сотрудников, у которых также были смены в этот период.

02

Итого, руб.

Показывается итоговая сумма выплат за все смены, которые были отработаны в этот период. Как она рассчитывается:

Итого = Оплата за час x Количество часов

Невыплаченная зарплата будет пересчитана при изменении значения в поле «Оплата за час» в зарплатном плане сотрудника.

03

Часы

Отображается общая сумма часов по сменам за выбранный период. Время представлено в десятичном формате: минуты/60.

04

Смены за период

Показывается количество часов, отработанных за день, неделю или месяц.

Детализация смены

Детализация смен за период предназначена для просмотра и изменения внесенных в журнал рабочих часов.

Нажмите на заполненную ячейку таблицы, чтобы открыть детализацию.

Если у вас выбран вид отображения «День», то нажатие на ячейку откроет детализацию смен за выбранный день. Если выбраны «Неделя» или «Месяц», то появится детализация за указанный период.

После открытия появится информация о менеджере и количестве отработанных им часов, а также таблица с следующими данными:

● дата смены;
● филиал;
● начало смены;
● окончание смены;
● длительность.

В этом же окне можно отредактировать или удалить имеющуюся смену либо добавить новую.

Добавление смен

Добавить смены можно…

Автоматически

После закрытия смены информация о ней автоматически попадает в журнал смен.

Вручную

В разделе Журнал смен доступно три способа ручного добавления смены:

1

Нажмите кнопку +Новая Смена в правом верхнем углу программы.

2

Выберите нужного менеджера, дату и кликните на пустую ячейку.

3

Выберите нужного менеджера, дату и нажмите на заполненную ячейку в таблице смен. Откроется детализация смен пользователя. Нажмите кнопку Добавить смену.

После выполнения любого из способов откроется модальное окно для добавления смены.

Кликните на +Новая смена для ручного создания смены.

Кликните на заполненную ячейку — откроется детализация. В детализации используйте кнопку Добавить смену.

Кликните на пустую ячейку, чтобы вручную заполнить смену менеджеру в выбранную дату.

Заполните поля:

01

Менеджер

Выберите менеджера, которому хотите добавить смену. В списке присутствуют только не удаленные сотрудники, у которых имеется зарплатный план «Почасовая оплата».

Если модальное окно открыто из детализации смен сотрудника, то он будет автоматически указан в этом поле.

02

Филиал

Укажите филиал, в котором менеджер отработал смену. Это поле не отображается на тарифном плане Земля.

03

Дата

Укажите дату начала смены. Она не может быть позднее сегодняшнего дня.

04

Начало

Укажите время начала смены. Оно не может быть таким же, как время в поле «Окончание».

05

Окончание

Укажите время окончания смены. Оно не может быть таким же, как время в поле «Начало».

06

Длительность

Укажите длительность смены. Она не может быть равна 00:00. Длительность смены влияет на значение в поле «Окончание».

Условия добавления смены:

● Смену может добавить только менеджер.
● Менеджер не должен быть удален.
● У него должен быть установлен зарплатный план «Почасовая оплата».

Редактирование или удаление смен в ЛистОк

Редактирование и удаление смен

В детализации смен отображены иконки крестика и карандаша.

Нажмите карандашик — откроется окно редактирования параметров смены.

Нажмите крестик — данные о смене будут удалены.

Обратите внимание

Отредактировать или удалить смену будет невозможно, если:

1

Менеджер удален.

2

Зарплатный план менеджера удален.

3

По выбранной смене уже выплачена зарплата.

Уровни доступа

Права доступа настраиваются в разделе Сотрудники → Уровни доступа.

За журнал смен отвечают уровни доступа из категории «Сотрудники».

Уровни доступа разделяются на два вида: личные и общие. Личные уровни доступа позволяют менеджерам просматривать и изменять только информацию, которая непосредственно затрагивает их работу. Общие служат для работы со сменами всех менеджеров.

Установите уровни доступа для работы со сменами:

Для просмотра детализации своих отработанных часов:
● Личный журнал смен (чтение);
● Общий журнал смен (чтение).

Для изменения или добавления:
● Личный журнал смен (изменение);
● Общий журнал смен (изменение).

Для удаления:
● Личный журнал смен (изменение);
● Общий журнал смен (изменение).

Чтобы менеджер мог экспортировать информацию о начислениях, у него должен быть уровень доступа «Экспорт журнала смен».

Уровни доступа для редактирования журнала смен

Часто задаваемые вопросы

Перешли на тариф, в котором есть только один филиал. Что произойдет со сменами, которые относились не к основному филиалу?

— Смены сохранятся, но информация о филиале будет отображаться только в разделе Финансы → Выплаты менеджерам. При экспорте детализации смен филиалы выводиться не будут.

При редактировании филиала в смене он не будет изменен.

Что происходит с открытой сменой, когда истекает тариф?

— В момент истечения тарифа смена будет активна. Она закроется в то время, которое было установлено при создании зарплатного плана.

Что случится, если удалили филиал, в котором имеются смены с невыплаченной зарплатой?

— Все смены с невыплаченной зарплатой сохранятся. Информация будет храниться в разделе Финансы → Выплаты менеджерам. Чтобы она отобразилась, необходимо выбрать «Все» в поле «Филиал».

Забыли открыть или закрыть смену вовремя. Как добавить смену?

— О том, как добавить смену, подробно рассказывали здесь, а о редактировании смен можно прочитать здесь.

Почему я не могу отредактировать или удалить смену менеджера?

— Карандаш и крестик не отображаются в детализации удаленных сотрудников или сотрудников без смен. Также у вас могут отсутствовать уровни доступа на изменение или удаление смен. Чтобы изменять или удалять смены, обратитесь к боссу или руководителю.

У менеджера удалили зарплатный план «Почасовая оплата», однако ранее сотрудник отработал смену. Будет ли он отображаться в таблице смен?

— Да, будет. Ему нельзя будет добавить новую смену. Информация об отработанных часах будет отображаться, однако добавить новую смену не получится.

Была ли статья полезной?

Пожалуйста, заполните всего два поля. Вы поможете нам стать лучше.

Оценить