ГРУППЫ

Инструкция и рекомендации по работе с группами в ListOk CRM. Обзор групп, что это такое и зачем нужны.

Содержание

#

Как создать группу

#

Параметры групп

#

Редактирование и удаление

#

Изменение параметров

#

Примеры использования

#

Часто задаваемые вопросы

Как создать группу
Параметры групп
Редактирование и удаление
Изменение параметров
Примеры использования
Часто задаваемые вопросы

Что такое группы и зачем они нужны при настройке программы ListOk?

Группа — вид занятий, которые будут размещены в шаблоне расписания и самом расписании. Она определяет длительность, вместимость и название занятия в расписании. Группа может принадлежать только одному направлению, но в направлении может быть несколько групп.

Пример

Мягкий фитнес

Пилатес

Йога

Создание групп

Перед тем как приступить к заполнению расписания организации, создайте минимум одну группу. Как это сделать?

Перейдите в раздел Занятия → Группы

В правом верхнем углу нажмите кнопку +Новая Группа

Перед вами откроется окно для заполнения данных по новой группе. Рассмотрим ниже особенности параметров настройки.

Параметры групп

Особенности параметров настройки группы

Название группы

Оно будет отображаться:

● в расписании на главной странице;
● в виджете ВКонтакте;
● в мобильном приложении;
● на сайте.

Вы можете разделить похожие занятия по определенному признаку в названии группы, чтобы облегчить навигацию клиентов по расписанию.

Например, название может характеризовать рекомендуемый возраст для посещения. Создайте в одном направлении две группы:

● Zumba Gold — для людей старшего поколения;
● Zumba Kids — для детей.

Ориентируясь по таким названиям, клиенты с легкостью найдут подходящее занятие.

01

Обратите внимание

В одном филиале нельзя создать две группы с одинаковым названием, но в разных филиалах организации создание групп с одинаковым названием допустимо.

Группа не видна клиенту только в том случае, если направление, которому она принадлежит, скрыто из расписания.

Длительность занятий в минутах

Это фиксированная настройка. При составлении расписания нельзя изменить продолжительность конкретного занятия.

В названии группы можно указать длительность занятия. Это облегчит навигацию клиентов по расписанию.

Например, в клубе проходят занятия по йоге разной продолжительности: часовые и полуторачасовые. Чтобы клиенты могли различать эти занятия в расписании, допустимо в одном направлении создать две группы:

● Yoga 60` — занятия по йоге длительностью один час;
● Yoga 90` — занятия по йоге длительностью полтора часа.

Тогда у каждой группы будет разная длительность.

02

03

Преподаватель

В выпадающем списке выберите преподавателя, который ведет занятия группы. Указанный преподаватель будет отображаться в расписании.

Для создания списка преподавателей предварительно необходимо добавить преподавателя в разделе Сотрудники → Преподаватели. Однако иконка плюсика справа от поля преподавателя позволяет быстро создать его, не покидая интерфейс настроек группы. Другие тонкости привязки преподавателя к группе читайте далее в лайфхаках.

Если занятия ведут два преподавателя одновременно, укажите второго в поле ниже.

Обратите внимание

Группа может быть настроена и без преподавателя. Его можно добавить позже при составлении расписания или вовсе оставить без него.

04

Направление

Обязательно выберите в выпадающем списке направление, которому принадлежит группа. На это важно обратить внимание, так как от направления зависит доступ клиента на занятие по абонементу и начисление заработной платы преподавателям.

Для создания списка направлений предварительно необходимо добавить направление в разделе Занятия → Направления. Однако иконка плюсика справа от поля направления позволяет быстро создать его, не покидая интерфейс настроек группы. О полной настройке направлений читайте здесь.

Примечание

Функция быстрого добавления объекта в программу с помощью иконки плюса доступна только руководителям и боссам.

Максимальное количество людей на занятии

Укажите вместимость человек на одном занятии. Если количество людей на одном занятии не ограничено — установите значение равное нулю.

Если это значение было достигнуто, то при записи клиент увидит надпись «Нет мест» в расписании на сайте, личном кабинете, группе Вконтакте и мобильном приложении. Если на занятие записано максимум человек, то дальнейшая запись будет выключена, и пользователь программы не сможет записать клиента.

Но можно разместить клиента в лист ожидания. Если кто-либо откажется от занятия, то клиент переместится из листа ожидания в основную запись. Чтобы активировать Лист ожидания, обратитесь в службу поддержки.

05

Стоимость посещения в рублях

Этот параметр будет выставляться по умолчанию на занятиях группы, если посещение оплачено без абонемента.

06

Филиал

Выберите филиал организации, в котором будут проходить занятия новой группы. Для создания списка филиалов предварительно необходимо добавить филиал в разделе Занятия → Филиалы. Однако иконка плюсика справа от поля филиала позволяет быстро создать его, не покидая интерфейс настроек группы.

07

Оформление обложек

Вы также можете выбрать видеообложку с Youtube для онлайн-расписания при помощи ссылки на ролик, загрузить файл с фотообложкой для онлайн-расписания и добавить описание группы, которое будет отображаться для клиентов.

08

Редактирование и удаление групп

Напротив каждой группы в разделе отображены иконки крестика, карандаша и замочка

Нажмите карандашик — откроется окно редактирования параметров группы.

Нажмите крестик — появится уточняющий знак вопроса, действительно ли вы хотите удалить выбранный объект. Повторное нажатие приведет к удалению данных.

Перед удалением убедитесь, что предстоящих занятий группы и записей клиентов не запланировано.

Замочек отвечает за постоянных клиентов группы. В списке групп в общей таблице выводится суммарное количество постоянных участников в одноименном столбце. Подробнее в следующем релизе.

На что повлияет изменение настроек группы, если расписание уже заполнено?

Изменение названия

Изменение отразится в отчетах и на всех занятиях в расписании, в том числе прошедших.

Изменение длительности

Изменение отразится только на занятиях в разделе Шаблон расписания. В расписании на неделю и на главной странице длительность изменится только после пересохранения настроек занятия или переписывания расписания по шаблону.

Изменение преподавателя

Изменение преподавателя в группе не отразится на занятиях, установленных ранее в шаблоне расписания и расписании на неделю.

Поле «Преподаватель» задает значение по умолчанию, чтобы не выбирать его постоянно при создании занятий в CRM. Изменение отразится только при создании новых занятий.

Чтобы изменить преподавателя на всех установленных занятиях, обратитесь в службу поддержки ListOk. Менеджер активирует настройку для быстрого изменения в шаблоне расписания. В расписании на неделю и на главной странице преподаватель изменится только после переписывания расписания по шаблону.

Изменение направления

Изменение отразится в отчетах и на всех занятиях в расписании, в том числе прошедших. Занятия этой группы примут свойства нового направления: цвет, доступ по абонементу, начисление заработной платы.

Максимальное количество человек

Изменение отразится на всех занятиях в расписании, в том числе прошедших.

Изменение филиала

У группы нельзя изменить принадлежность к филиалу.

Занятия группы в расписании привязаны не только к филиалу, но и к залу филиала. У филиалов установлены разные залы. Изменение филиала у группы вызвало бы скрытие всех занятий из расписания.

Лайфхаки по использованию групп

За многолетний опыт использования программы наши клиенты делятся лайфхаками по использованию ListOk. Вот некоторые из них:

Разные преподаватели у одной группы

Если два преподавателя ведут одно и то же занятие, но в разные дни недели, и к каждому из тренеров ходит своя группа клиентов, то рекомендуется создать две группы. Рассмотрим на примере:

Занятия группы Crossfit ведут преподаватели Николай и Александр поочередно. Николай ведет в понедельник, среду и пятницу, а Александр — во вторник, четверг и субботу. Тогда создайте две группы с указанием в названии имени преподавателя:

● Crossfit 1 — преподаватель Николай;
● Crossfit 2 — преподаватель Александр.

В расписании отразятся две группы Crossfit, однако дни недели и преподаватели будут разными.

Быстрое добавление группы

Помимо раздела Занятия → Группы создание новой группы доступно через разделы Расписание → Расписание на неделю, Расписание → Шаблон расписания и главной странице.

Случайно удалил группы. Что делать?

Можно ли удалить группы? Что произойдет?

Часто задаваемые вопросы

Про удаление

Можно ли удалить группы? Что произойдет?

— Если удалить группу, то занятия группы скроются из расписания, при этом отчеты и статистика по этим группам сохранятся. В разделе Клиенты → Расширенный поиск доступна фильтрация клиентов по группам. Здесь останутся только те группы, которые не были удалены из программы.

Случайно удалил группы. Что делать?

— Если вы случайно удалили нужную группу, то направьте запрос на восстановление данных в службу поддержки клиентов ЛистОк.

Меняем длительность группы в разделе Занятия → Группы. Появляется сообщение об ошибке в поле «длительность». Что это означает?

Как установить разную длительность одинаковым занятием?

Про длительность групп

Как установить разную длительность одинаковым занятием?

— Если занятия с одним названием имеют разную длительность, то необходимо создать несколько групп.

Меняем длительность группы в разделе Занятия → Группы. Появляется сообщение об ошибке в поле «длительность». Что это означает?

— По умолчанию на аккаунте настроен запрет пересечения занятий в зале.

Поэтому изменение длительности группы не должно вызывать пересечение занятий по времени, которые уже размещены в шаблоне расписания.

При изменении длительности группы программа проверяет занятия на пересечение в разделе Шаблон расписания.

Если пересечения найдены, сохранить новую длительность не получится. В программе отобразится сообщение, в котором будет указано, какие занятия мешают внесению изменений.

Чтобы изменение длительности прошло успешно, укажите другое значение, либо отредактируйте шаблон расписания во избежание пересечений.

Чтобы отключить запрет на пересечение занятий, перейдите в раздел меню Аккаунт → Настройки аккаунта. В категории «Общие» включите настройку «Разрешить пересечение занятий по времени». После этого можно изменять длительность группы любым образом.

Зачем нужно поле для заполнения преподавателя в настройках группы, если в шаблоне расписания я все равно могу его изменить?

Как создать индивидуальное занятие в расписании?

Нет иконки плюса возле поля «преподаватель», «направление» и «филиал», поэтому не могу добавить новые. Что делать?

Что такое лист ожидания?

Про остальное

Как создать индивидуальное занятие в расписании?

— Индивидуальные занятия отличаются от групповых допустимым количеством человек, которые могут записаться на занятие. Если вы хотите разместить в расписании индивидуальные занятия, то создайте Группу «Индивидуальное занятие» с максимальным количеством человек — 1 и разместите занятия в расписании.

Зачем нужно поле для заполнения преподавателя в настройках группы, если в шаблоне расписания я все равно могу его изменить?

— Настройка преподавателя важна, чтобы при составлении расписания в карточке группы не нужно было выбирать преподавателя каждый раз. Однако вы можете не указывать преподавателя в настройке группы.

Нет иконки плюса возле полей «преподаватель», «направление» и «филиал», поэтому не могу добавить новые. Что делать?

— Кажется, у вас недостаточно прав для создания нового преподавателя и направления. Обратитесь к руководителю или боссу, чтобы он изменил тип вашего пользователя или же добавил преподавателя и направление самостоятельно.

Что такое лист ожидания?

— Если установлен лимит по количеству людей в группе на одном занятии, то вы можете поместить клиентов, которые не успели записаться, в лист ожидания. Если кто-то из записавшихся клиентов отменит запись и не придет, то клиент из листа ожидания будет записан на это занятие.

Была ли статья полезной?

Пожалуйста, заполните всего два поля. Вы поможете нам стать лучше.

Оценить

Направления

Обзор направлений, что они означают и как влияют на абонементы и занятия.

Расписание

Преподаватели

Узнать больше →

Заполнение расписания занятий в ListOk CRM. Работа с шаблоном и правила использования.

Базовое руководство по взаимодействию с интерфейсом преподавателей.

Узнать больше →

Запись и посещение