Заказать обратный звонок

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой обработки персональных данных

ЗАПИСЬ И ПОСЕЩЕНИЕ

Инструменты для учета посещаемости в ListOk CRM. Правила записи на занятия.
Содержание
#
#
#
#
#
#
#
#

Обзор статьи

В ListOk можно вести учет посещаемости и записывать клиентов на предстоящие занятия через сайт, мобильное приложение или администратора. В данной статье речь пойдет о базовой записи клиентов через аккаунт пользователя программы, доступной на всех тарифных планах. Остальные виды записи зависят от подключенного тарифа.
Предварительная запись полезна, если в компании есть ограничения по количеству свободного оборудования или вместимости зала.
Блок посещения
По кнопке Все Посещения внизу блока программа отобразит полный список посещений клиента с возможностью фильтрации и сортировки.

Записи и посещения в карточке клиента

История взаимодействия клиента с вашей организацией отражена в его карточке в нескольких блоках.

Блок «Посещения»

Сводная информация по всем отметкам клиента отображена в данном блоке. Здесь представлено превью последних 10 занятий, которые посетил клиент. Каждое из занятий является активной ссылкой: кликните на него — откроется модальное окно занятия.
Напротив занятия в таблице отображено состояние посещения.
Клиента отметили в долг. Программа предложит погасить задолженность при нажатии.
Клиента отметили на занятии с оплатой без абонемента.
Клиент посетил занятие по абонементу со списанием.
По клику на кнопку Все пропущенные занятия откроется список всех пропущенных занятий с возможностью фильтрации и сортировки.

Блок «Пропущенные занятия»

В этом блоке представлены группа, дата и время пропущенного занятия, а также номер абонемента, по которому было произведено списание средств за пропуск. Если вы нажмете на номер абонемента, то программа предложит отменить пропуск и возместить занятие в абонемент.
Если на момент проставления пропуска у клиента отсутствует абонемент, то номер абонемента не указывается. Вместо него появится стрелочка, кликнув на которую пропуск можно отменить.
Блок пропущенные занятия

Блок «Записи на занятия»

В блоке записи указаны дата, группа и филиал, куда был записан клиент. В последнем столбце может быть три кнопки:
Галочка — отметить на занятии
Замочек — убрать из постоянных участников данной группы
Крестик — отменить запись
Блок записи на занятия

Блок «Лист ожидания»

В блоке листа ожидания отображены дата, группа, время начала и филиал, где будет проходить занятие. По синей стрелке справа можно переместить клиента из листа ожидания в записи или при помощи красного крестика убрать из списка ожидания.
Блок лист ожидания

Запись клиента

Как записать клиента на занятие? Способы.

Воспользуйтесь одним из нижеописанных способов для записи клиентов. После этого запись будет отображаться в карточке клиента и модальном окне занятия.
01
В разделе меню Главная нажмите на занятие в расписании, куда хотите записать клиента, и введите его имя, штрихкод или цифровой код абонемента. Нажмите на появившуюся слева от имени клиента иконку карандашика и подтвердите запись, используя кнопку Записать Клиента.
Записать клиента на занятие
02
В разделе меню Клиенты → Список клиентов найдите клиента и откройте его карточку, либо перейдите в нее любым другим удобным способом. Нажмите на иконку карандашика в левом верхнем углу, выберите направление, дату, группу и подтвердите запись, используя кнопку Записать Клиента.
Записать клиента в карточке
03
Клиент самостоятельно может записаться на занятия в личном кабинете, группе ВКонтакте, сайте или мобильном приложении, если это доступно на подключенном тарифном плане.
Онлайн-запись клиента
Администратор не может записать клиентов на занятия филиала, если филиал не указан в настройках пользователя в разделе меню Сотрудники → Администраторы.
Клиента на свои занятия может записать преподаватель при наличии соответствующего уровня доступа.
Обратите внимание
Если в настройках группы выставлено ограничение по количеству клиентов на занятии, то при достижении максимального значения не только клиент не сможет записаться на занятие, но и администратор не сможет записать сверх лимита. В расписании будет отображена запись «Мест нет». Подробнее о том, как ограничить количество людей на занятии читайте здесь.
01

Отмена записи

Если клиент был записан на занятие по ошибке или передумал посещать занятие, то снять запись можно несколькими способами:
Откройте главную страницу и наведите на интересующее занятие. Далее нажмите на ячейку Посещения и Запись — откроется модальное окно занятия. Используйте Снять Запись напротив ФИО клиента.
Кнопка отсутствует, если клиент отмечен на занятии или к записи применили пропуск.
Отменить запись на занятие
02
Перейдите в раздел Клиенты → Список клиентов. Далее найдите интересующего клиента и откройте его карточку.
В блоке «Записи на занятия» найдите нужное и нажмите на красный крестик напротив этого занятия — появится знак вопроса, действительно ли вы хотите снять запись, повторное нажатие приведет к ее отмене.
Отменить запись на занятие в карточке клиента
03
Клиент самостоятельно может отменить запись через мобильное приложение, онлайн-расписание или ВКонтакте.
С помощью иконки Отмены записи на занятия за 24 часа в правом верхнем углу в панели уведомлений доступна расширенная информация о недавних отменах: клиент, занятие, филиал, время записи и отмены, кем отменен.
Все отмены за период представлены в разделе меню Отчеты → Новые Отчеты на вкладке Записи по фильтру Отмененные.
Снятие записи клиентом в ЛистОк
Если вы хотите, чтобы все администраторы не могли снимать записи с прошедших занятий, то в ЛистОк есть дополнительная настройка: запретить администраторам снимать запись за N часов до занятия. Направьте запрос через кнопку Помощь под учетной версией главного пользователя boss или с главной электронной почты, на которую зарегистрирован аккаунт.
01

Посещение клиента

Как отметить клиента на занятии?

Если вы хотите зафиксировать посещение клиента в ListOk, то вы можете отметить его на занятии несколькими способами:
В разделе Главная выберите необходимое занятие в расписании и введите имя клиента, его штрихкод или цифровой код абонемента. Нажмите кнопку Отметить.
Отметить клиента на занятии в ListOkCRM
02
Если клиент присутствует в списке записавшихся, то нажмите кнопку Отметить и подтвердите отметку справа от строки поиска клиента в модальном окне занятия.
Чтобы одновременно отметить всех клиентов, записанных на занятие, используйте кнопку Отметить всех записанных.
Отметить клиента в списке в ListOk
03
В карточке клиента используйте кнопку Отметить на занятии в левом верхнем углу карточки, далее выберите занятие и нажмите кнопку Отметить напротив имени клиента.
Клиента можно отметить через карточку только в том филиале, который выбран пользователем на главной странице.
Отметить клиента в карточке в ListOk CRM
04
В блоке карточки «Записи на занятия» найдите интересующую запись и нажмите синюю галочку. Появится знак вопроса, действительно ли вы хотите отметить посещение, повторное нажатие приведет к подтверждению действия.
Синяя галочка отображается только напротив занятий текущего дня, если на аккаунте не активирована настройка «Отмечать на занятиях предстоящих дней».
Записи на занятия в карточке клиента
Если у клиента есть несколько абонементов, пропускающих на выбранное занятие, то возможны два варианта:
ЛистОк предложит выбрать, из какого абонемента произвести списание при отметке из модального окна занятия.
Если вы используете кнопку Отметить всех записанных или отмечаете из блока карточки клиента «Записи на занятия», то занятие будет списано из абонемента, который был продан раньше по дате.
Вы можете списывать из абонемента часть занятия или, наоборот, несколько занятий. Для активации этой настройки обратитесь к менеджеру службы поддержки.

Отметка без абонемента

Если у клиента не оформлен абонемент или абонемент не пускает на данное занятие, то программа предложит:
Отметить клиента в долг — тогда в карточке клиента в разделе «Посещения» напротив занятия появится красная иконка долга.
Оформить новый абонемент, который будет пропускать на это занятие.
Оплатить посещение без абонемента — в карточке клиента появится иконка «оплачен» напротив занятия.
Отмеченное посещение отображается на занятии и в карточке клиента.
На одном занятии клиента можно отметить несколько раз. Если вы собираетесь отметить клиента повторно, то ЛистОк отобразит системное сообщение в модальном окне занятия:
Данный клиент уже посещал это занятие! Нажав кнопку Отметить вы отметите его повторно.
Системное сообщение от ListOk

Отметка в долг

Если у клиента отсутствует активный абонемент, пропускающий на это занятие, то программа предложит отметить его в долг — появится красная кнопка Отметить в долг.
Отметить в долг на занятии
После отметки в долг в карточке клиента формируется задолженность, а в разделе «Посещения» напротив занятия в столбце «Абонемент» появится красная иконка долга. Если нажать на нее, то ListOk предложит погасить задолженность путем внесения средств.
В списке клиентов в столбце «Флаги» клиенты с задолженностью за посещение отмечены иконкой красного карандашика, а в карточке клиента над полем выбора абонемента появится красное поле с информацией о том, что клиент имеет задолженность. Подробнее о флагах читайте здесь.
Все долги за посещения можно посмотреть в разделе меню Финансы → Должники.
Если в организации не практикуется отметка в долг, то на аккаунте можно полностью отключить эту функцию через службу поддержки.
Обратите внимание
После оформления абонемента, посещения, отмеченные в долг, погашаются, если абонемент распространяется на эти занятия.

Отмена посещения

Снять отметку на занятии можно двумя способами:
Откройте занятие в расписании и нажмите на кнопку Снять с занятия напротив ФИО клиента.
Откройте карточку клиента, нажмите на необходимое занятие в блоке «Посещения» и снимите отметку.
Обратите внимание
Программа автоматически проставляет задолженность за посещенные занятия, если пользователь безвозвратно удалил абонемент, в счет которого были произведены списания.
Удаление занятия с отмеченными клиентами вызывает отмену посещения и возврат занятий в абонемент.
Удаление занятия с отмеченным клиентом с оплатой занятия без абонемента инициирует автоматический возврат средств клиенту с основанием: возврат.

Лист ожидания на занятие

Вы можете включить очередь записи на занятие через менеджера службы поддержки. Тогда по достижению максимального количества записей на занятии программа добавит клиента в лист ожидания и отобразит системное сообщение:
Клиент был успешно добавлен в лист ожидания на занятие группы Дзюдо 19:00 — 20:00 на 06 Апреля 2021.
Системное сообщение от ListOk
Лист ожидания включается на всех занятиях и одновременно как для пользователей программы, так и для клиентов.
Если в листе ожидания более одного человека, то вы можете перемещать их приоритетность при помощи стрелочки

Переход из листа ожидания в основную запись

Если клиент из основной записи отменит бронирование или администратор сам снимет запись, то первый клиент из листа ожидания встанет в основную запись.
Вы вручную можете переместить клиента из листа ожидания в записи. Для этого выберите занятие на главной странице, затем нажмите на зеленую кнопку Переместить в записи напротив имени клиента. Нажмите ее повторно, если вы действительно хотите переместить клиента из листа ожидания в запись.
В блоке «Лист ожидания» в карточке клиента напротив занятия есть синяя стрелочка, при нажатии на которую клиент также переместится из листа ожидания в записи.
Лист ожидания на занятие
Обратите внимание
Принудительное перемещение также может быть использовано, если необходимо локально на одном занятии увеличить его вместимость, а не у всей группы.
Если освобождается место, то клиент из листа ожидания автоматически переходит в запись. В таком случае клиента необходимо уведомить о том, что он был перемещен из листа ожидания при помощи push-уведомлений, СМС или email.
При ручном или автоматическом перемещении клиента из листа ожидания в панели уведомлений вверху экрана в блоке «Отмены записи на занятия за 24 часа» появится желтая иконка, что запись находилась в листе ожидания.
О том, что клиент записан в лист ожидания записи на занятие можно узнать:

Отчеты по посещениям

В разделе меню Отчеты → Новые отчеты представлена статистика записей и посещений за выбранный период. Чтобы сформировать отчет, сначала выберите в правом верхнем углу филиал, а потом в левом верхнем углу — период в выпадающем списке. Затем нажмите кнопку Показать записи.
В верхней части раздела посередине сформируется синий сводный блок записей и посещений: сколько человек было записано, сколько человек пропустили записи, сколько было посещений по записи и их общее количество.
Отчет по записям и посещениям

График по записям

Отдельно можно посмотреть график по записям, выбрав соответствующую вкладку. Вы можете отфильтровать записи по направлениям, группам, преподавателям или использовать дополнительный фильтр по источнику записи: мобильное приложение, ВКонтакте, сайт или ручная запись администратором. В данном отчете записи можно отсортировать как активные, посещенные, пропущенные и отмененные.
Ниже представлена детализация записей за выбранный период, на основании которой и строится график. В ListOk доступен экспорт записей в виде таблицы Excel формата *xlsx.
График записей

График по посещениям

На вкладке «Посещения» продемонстрирован аналогичный график. Здесь доступна фильтрация посещений по направлениям, группам, преподавателям и абонементам.
Ниже представлена детализация посещений за выбранный период, на основании которой строится график. В ListOk доступен экспорт посещений в виде таблицы Excel формата *xlsx.
График посещений

Дополнительные настройки

Вы можете подключить дополнительные настройки записей и посещений, представленные в таблице ниже. Для активации направьте запрос через кнопку Помощь под учетной версией главного пользователя boss или с главной электронной почты, на которую зарегистрирован аккаунт.
Настройки являются глобальными и распространяются на весь аккаунт. Состояние настройки отображено в таблице в столбце «По умолчанию», активна ли она при создании аккаунта или нет.
Записи
Посещения
Пропуски

Настройка

Пояснение

По умолчанию

Запретить администраторам снимать запись менее чем за N часов до занятия
Если до занятия осталось меньше, чем N часов, то администратор не сможет снять запись на это занятие. Настройка распространяется на всех пользователей с типом администратор без исключений.
Лист ожидания на занятие
По достижению максимального количества записей на занятии ListOk добавит клиента в лист ожидания. Доступно от тарифного плана Марс.
Сообщение при записи в лист ожидания на занятие
Вы можете настроить сообщение, которое увидит клиент, когда окажется в листе ожидания. По умолчанию установлено: «Вы были успешно добавлены в список ожидания на занятие».

Настройка

Пояснение

По умолчанию

Отображать фото клиента при отметке на занятии
При попытке отметить клиента в модальном окне занятия отобразится фото клиента.
Отмечать клиентов в долг
При отсутствии абонемента, пропускающего на занятие, клиента можно отметить в долг.
Отмечать на занятиях предстоящих дней
По умолчанию клиента нельзя отметить на занятии в будущем, но при необходимости это можно исправить.
Оплачивать посещения без абонемента
Если у клиента отсутствует абонемент, то занятия можно оплачивать по отдельности.
Включить возможность списания нескольких занятий с абонемента по одному отмечанию
Например, за часовое занятие из абонемента можно списывать одно занятие, а за полуторачасовое — 1,5 занятия.

Настройка

Пояснение

По умолчанию

Считать заработную плату преподавателям за пропуск занятий
Настройка применит установленный зарплатный план, даже если клиенту поставили пропуск.
Снимать занятие с активного абонемента при ручном проставлении пропуска
Если пользователь программы поставит пропуск клиенту, то из активного абонемента будет списано занятие.

Уровни доступа

Для работы в ListOk пользователям с ограниченными правами необходимо настроить уровень доступа, чтобы работать с посещениями и записями. В таблице представлены основные уровни доступа, которые регулируются в разделе Сотрудники → Уровни доступа. Поставьте галочки в тех полях, которые отвечают вашим требованиям, и сохраните изменения.
В таблице указаны не только минимальные настройки для выполнения действия в программе, но и рекомендуемые, которые составлены на основе опыта пользователя ListOk.
Записи
Посещения
Пропуски

Действие

Минимальные настройки

Рекомендованные настройки

Запись на занятие
Строка поиска клиентов (Главная страница)
Запись на занятия
Расписание на неделю (на Главной странице)
Строка поиска клиента на занятии
Запись на занятия
Расписание на неделю (на Главной странице)
Строка поиска клиентов (Главная страница)
Строка поиска клиента на занятии
Запись на занятия
Запись на прошедшие занятия
Строка поиска клиентов (Главная страница)
Запись на занятия
Запись на прошедшие занятия
Расписание на неделю (на Главной странице)
Строка поиска клиента на занятии
Запись на занятия
Запись на прошедшие занятия
Расписание на неделю (на Главной странице)
Строка поиска клиентов (Главная страница)
Строка поиска клиента на занятии
Запись на занятия
Отмена записи на занятие
Расписание на неделю (на Главной странице)
Отмена записи на занятие
Строка поиска клиентов (Главная страница)
Список записей на занятия
Отмена записи на занятие
Строка поиска клиентов (Главная страница)
Расписание на неделю (на Главной странице)
Список записей на занятия
Отмена записи на занятие
Возмещение штрафа за отмену занятия
Расписание на неделю (на Главной странице)
Возмещение занятий за отмену записей
Строка поиска клиентов (Главная страница)
Возмещение занятий за отмену записей
Расписание на неделю (на Главной странице)
Строка поиска клиентов (Главная страница)
Возмещение занятий за отмену записей

Действие

Минимальные настройки

Рекомендованные настройки

Просмотр посещений клиента
Строка поиска клиентов (Главная страница)
Список посещений
Строка поиска клиентов (Главная страница)
Строка поиска клиента на занятии
Расписание на неделю (на Главной странице)
Список посещений
Отметить на занятии
Просмотр посещений на занятиях
Расписание на неделю (на Главной странице)
Список посещений
Отметка на занятии только из записанных
Расписание на неделю (на Главной странице)
Отметить на занятии
Отметка на занятии
Строка поиска клиентов (Главная страница)
Строка поиска клиента на занятии
Отметить на занятии
Отметка на занятии только без абонемента
Расписание на неделю (на Главной странице)
Строка поиска клиента на занятии
Отметить на занятии
Внесение платежей
Отметка на занятиях прошедших дней
Строка поиска клиентов (Главная страница)
Строка поиска клиента на занятии
Отметить на занятии
Отметить на занятиях прошедших дней
Отмена посещения
Расписание на неделю (на Главной странице)
Отмена посещения
Строка поиска клиентов (Главная страница)
Список посещений
Отмена посещения
Расписание на неделю (на Главной странице)
Строка поиска клиентов (Главная страница)
Список посещений
Отмена посещения
Отмена посещений занятий прошедших дней
Расписание на неделю (на Главной странице)
Отмена посещения
Отмена посещений занятий прошедших дней
Строка поиска клиентов (Главная страница)
Список посещений
Отмена посещения
Отмена посещений занятий прошедших дней
Расписание на неделю (на Главной странице)
Отмена посещения
Отмена посещений занятий прошедших дней
Строка поиска клиентов (Главная страница)
Список посещений
Погашение задолженности за посещение абонементом
Строка поиска клиентов (Главная страница)
Информация о задолженности
Список посещений
Погашение задолженности за посещение внесением средств
Строка поиска клиентов (Главная страница)
Список посещений
Внесение платежей

Действие

Минимальные настройки

Рекомендованные настройки

Проставление пропуска
Расписание на неделю (на Главной странице)
Пропуск занятий
Строка поиска клиентов (Главная страница)
Список записей на занятия
Список пропущенных занятий
Пропуск занятий
Расписание на неделю (на Главной странице)
Строка поиска клиентов (Главная страница)
Список записей на занятия
Список пропущенных занятий
Пропуск занятий
Просмотр пропусков клиента
Строка поиска клиентов (Главная страница)
Список пропущенных занятий
Отмена пропуска
Расписание на неделю (на Главной странице)
Возмещение пропущенных занятий
Строка поиска клиентов (Главная страница)
Список пропущенных занятий
Возмещение пропущенных занятий
Расписание на неделю (на Главной странице)
Строка поиска клиентов (Главная страница)
Список пропущенных занятий
Возмещение пропущенных занятий
Список абонементов
Почему не могу из карточки клиента записать его на занятие? Занятия не появляются в списке.
Не появляется кнопка записи на занятие. Почему?
Почему у клиента есть абонемент, а программа предлагает отметить только в долг?
Если у клиента несколько абонементов, то как его отметить?
У клиента осталось одно занятие в абонементе, но не получается отметить. Почему?
Можно ли ограничить количество людей на занятии?
Можно ли запретить клиенту записываться на разные занятия, проходящие в одно и то же время?

Часто задаваемые вопросы

Почему не могу из карточки клиента записать его на занятие? Занятия не появляются в списке.
— Скорее всего, вы находитесь не в том филиале.
Не появляется кнопка записи на занятие. Почему?
— Вероятнее всего, у вас не хватает прав доступа для записи клиентов на занятие. Обратитесь к пользователю с типом boss, чтобы настроить доступ.
Почему у клиента есть абонемент, а программа предлагает отметить только в долг?
— Если у клиента есть активный абонемент, но у вас не получается отметить клиента по нему, то это значит, что абонемент не пропускает на данное направление.
Можно ли ограничить количество людей на занятии?
— Да, вы можете сделать это, установив максимальное количество людей на занятии в настройках группы.
Если у клиента несколько абонементов, то как его отметить?
— Если у клиента есть несколько абонементов, пропускающих на выбранное занятие, то возможны два варианта:
1) ЛистОк предложит выбрать, из какого абонемента произвести списание при отметке из модального окна занятия.
2) Если вы используете кнопку Отметить всех записанных или отмечаете из блока карточки клиента «Записи на занятия», то занятие будет списано из абонемента, который был продан раньше по дате.
У клиента осталось одно занятие в абонементе, но не получается отметить. Почему?
— Вероятнее всего, стоимость занятия составляет больше 1 или же абонемент истек по дате. В настройках абонемента измените прошедшую дату на будущую, а статус абонемента — на активен. По истекшему абонементу нельзя отметить клиента, несмотря на то, что в нем еще остались занятия.
Можно ли запретить клиенту записываться на разные занятия, проходящие в одно и то же время?
— Пока что такая настройка отсутствует.
Была ли статья полезной?
Пожалуйста, заполните всего два поля. Вы поможете нам стать лучше.
Оцените качество контента
Помогла ли вам статья?
Если вы не нашли ответ на свой вопрос по Записи и Посещению, оставьте его здесь. Мы обязательно включим его в статью.

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой обработки персональных данных

Связанные статьи
Есть дополнительные вопросы? Найдите ответы здесь!
Направления
Обзор направлений в ListOk CRM, что они означают и как влияют на абонементы и занятия.
Узнать больше →
Расписание
Заполнение расписания занятий в ListOk CRM. Работа с шаблоном и правила использования.
Узнать больше →
Клиенты
Инструменты для работы с клиентами в ListOk. Подробный разбор карточки и анкеты клиента.
Узнать больше →
Абонементы
Оформление и редактирование абонементов. Инструкции и советы по использованию.
Узнать больше →