ЗАПИСЬ И ПОСЕЩЕНИЕ

Инструменты для учета посещаемости в ListOk CRM. Правила записи на занятия.
Содержание
#
Блоки в карточке клиента
#
Запись клиента
#
Посещение клиента
#
Лист ожидания
#
Отчеты по посещениям
#
Дополнительные настройки
#
Уровни доступа
#
Часто задаваемые вопросы

Обзор статьи

В ListOk CRM менеджеры могут записывать клиентов на занятия и вести учет посещений. Клиенты также могут самостоятельно записываться на занятия через онлайн-сервисы.
В данной статье речь пойдет о базовой записи клиентов через аккаунт пользователя программы, доступной на всех тарифных планах.
Предварительная запись полезна, если в компании есть ограничения по количеству свободного оборудования или вместимости зала.
Клиента отметили в долг. Программа предложит погасить задолженность при нажатии.
Клиента отметили на занятии с оплатой без абонемента.
Клиент посетил занятие по абонементу со списанием.
Блок посещения
По кнопке Все Посещения внизу блока программа отобразит полный список посещений клиента с возможностью фильтрации и сортировки.

Записи и посещения в карточке клиента

История взаимодействия клиента с вашей организацией отражена в его карточке.

Блок «Посещения»

Сводная информация по всем отметкам клиента отображена в данном блоке. Здесь представлено превью последних 10 занятий, которые посетил клиент. Каждое из занятий является активной ссылкой: кликните на него — откроется модальное окно занятия.
Напротив занятия в таблице отображено состояние посещения.
По клику на кнопку Все пропущенные занятия откроется список всех пропущенных занятий с возможностью фильтрации и сортировки.

Блок «Пропущенные занятия»

В этом блоке представлены дата пропущенного занятия, группа, кто и когда записал клиента, а также номер абонемента, по которому было произведено списание средств за пропуск. Нажмите на номер абонемента — программа предложит отменить пропуск и возместить занятие в абонемент.
Если на момент проставления пропуска у клиента отсутствует абонемент, то номер абонемента не указывается. Вместо него появится стрелочка. Кликните на нее и подтвердите действие, чтобы отменить пропуск.
Блок пропущенные занятия

Блок «Записи на занятия»

В блоке записи указаны дата, группа и филиал, куда был записан клиент. В последнем столбце может быть три кнопки:
● Галочка — отметить на занятии;
● Замочек — убрать из постоянных участников данной группы;
● Крестик — отменить запись.
Блок записи на занятия

Блок «Лист ожидания»

В блоке листа ожидания отображены дата, группа, время начала и филиал, где будет проходить занятие. По синей стрелке справа можно переместить клиента из листа ожидания в записи или при помощи красного крестика убрать из списка ожидания.
Блок лист ожидания

Блок «Отзывы на занятия»

В этом блоке находятся оценки и комментарии клиента на посещенные занятия. Чтобы информация о занятии появилась здесь, клиент должен оставить отзыв на занятие через онлайн-сервисы.
Модуль доступен с тарифа Юпитер или выше, включается в разделе Отзывы → Настройка отзывов.

Запись клиента

Короткое видео о том, как записать клиента на занятии

Подробное описание способов

Воспользуйтесь одним из нижеописанных способов для записи клиентов. После этого запись будет отображаться в карточке клиента и модальном окне занятия.
01
В разделе меню Главная нажмите на занятие в расписании, куда хотите записать клиента. Введите его имя, штрихкод или цифровой код абонемента. Нажмите на появившуюся слева от имени клиента иконку карандашика и подтвердите запись, используя кнопку Записать Клиента.
Записать клиента на занятие
02
Откройте карточку клиента. Нажмите на иконку карандашика в левом верхнем углу, выберите направление, дату, группу и подтвердите запись, используя кнопку Записать Клиента.
Записать клиента в карточке
03
Клиент самостоятельно может записаться в онлайн-сервисах ListOk CRM. Для этого ему нужно открыть занятие и внутри него нажать кнопку Записаться.
Онлайн-запись клиента
Чтобы администратор мог записывать клиентов на занятия филиала, ему нужно открыть доступ к этой точке. Для этого перейдите в раздел Сотрудники → Менеджеры и в настройках менеджера поставьте галочки напротив нужных филиалов.
Преподаватель сможет записывать клиентов на свои занятия, если ему присвоены соответствующие уровни доступа. Подробнее читайте ниже.
Обратите внимание
Если в настройках группы указано максимальное количество человек и все места заняты, то записать сверх лимита сможет только босс. Для сотрудников и клиентов запись будет недоступна, а в расписании отобразится надпись «Мест нет». Подробнее о том, как ограничить количество людей на занятии, читайте здесь.
01

Отмена записи

Если клиент был записан на занятие по ошибке или передумал посещать занятие, то снять запись можно несколькими способами:
Откройте главную страницу и наведите на интересующее занятие. Далее нажмите на ячейку Посещения и Запись — откроется модальное окно занятия. Используйте Снять Запись напротив ФИО клиента.
Кнопка отсутствует, если клиент отмечен на занятии или ему поставили пропуск.
Отменить запись на занятие
02
Перейдите в раздел Клиенты → Список клиентов. Далее найдите интересующего клиента и откройте его карточку.
В блоке «Записи на занятия» найдите нужную запись и нажмите на красный крестик — появится знак вопроса. Повторное нажатие приведет к ее отмене.
Отменить запись на занятие в карточке клиента
03
Клиент самостоятельно может отменить запись через онлайн-сервисы.
С помощью иконки Отмены записи на занятия за 24 часа в правом верхнем углу в панели уведомлений доступна расширенная информация о недавних отменах: клиент, занятие, филиал, время записи и отмены, кем отменен.
Все отмены за период представлены в разделе меню Отчеты → Новые Отчеты на вкладке Записи по фильтру Отмененные.
Снятие записи клиентом в ЛистОк
Если вы хотите, чтобы администраторы и преподаватели не могли отменять записи с прошедших занятий, в разделе Аккаунт → Настройки аккаунта включите настройку «Запретить отмену записи за N часов до занятия».

Посещение клиента

Как отметить клиента на занятии?

Вы можете отметить клиента на занятии несколькими способами:

01
В разделе Главная выберите необходимое занятие в расписании и введите имя клиента, его штрихкод или цифровой код абонемента. Нажмите кнопку Отметить.
Отметить клиента на занятии в ListOkCRM
02
Если клиент присутствует в списке записавшихся, то нажмите кнопку Отметить справа от имени. После этого справа от строки поиска клиентов подтвердите отметку.
Чтобы одновременно отметить всех клиентов, записанных на занятие, используйте кнопку Отметить всех записанных.
Отметить клиента в списке в ListOk
03
В карточке клиента используйте кнопку Отметить на занятии, далее выберите дату и время и нажмите Отметить.
Клиента можно отметить через карточку только в том филиале, который выбран пользователем на главной странице.
Отметить клиента в карточке в ListOk CRM
04
В блоке карточки «Записи на занятия» найдите интересующую запись и нажмите синюю галочку. Появится знак вопроса, действительно ли вы хотите отметить посещение, повторное нажатие приведет к подтверждению действия.
Синяя галочка отображается только напротив занятий текущего дня, если на аккаунте не активирована настройка «Отмечать на занятиях предстоящих дней».
Записи на занятия в карточке клиента
Если у клиента есть несколько абонементов, пропускающих на выбранное занятие, то возможны два варианта:
● ЛистОк предложит выбрать, из какого абонемента произвести списание при отметке из модального окна занятия.
● Если вы используете кнопку Отметить всех записанных или отмечаете из блока карточки клиента «Записи на занятия», то занятие будет списано из абонемента, который был продан раньше по дате.
Вы можете списывать из абонемента часть занятия или, наоборот, несколько занятий. Для активации этой настройки обратитесь к менеджеру службы поддержки.

Отметка без абонемента

Если у клиента не оформлен абонемент или абонемент не пускает на данное занятие, то программа предложит:
● Отметить клиента в долг — тогда в карточке клиента в блоке «Посещения» напротив занятия появится красная иконка долга.
● Оформить новый абонемент, который будет пропускать на это занятие.
● Оплатить посещение без абонемента — в карточке клиента появится иконка «оплачен» напротив занятия.
Отмеченное посещение отображается на занятии и в карточке клиента.
На одном занятии клиента можно отметить несколько раз. Если вы собираетесь отметить клиента повторно, то ЛистОк отобразит системное сообщение:
Клиент уже посетил занятие. Для повторного отмечания нажмите Отметить.
Системное сообщение от ListOk

Отметка в долг

Если у клиента отсутствует активный абонемент, пропускающий на это занятие, то появится красная кнопка Отметить в долг.
Отметить в долг на занятии
После отмечания в долг в карточке клиента формируется задолженность, а в блоке «Посещения» появится красная кнопка Долг. Если нажать на нее, то ListOk предложит погасить задолженность путем внесения средств.
В списке клиентов в столбце «Флаги» клиенты с задолженностью за посещение отмечены иконкой красного карандаша. В карточке клиента над полем выбора абонемента появится красное оповещение о задолженности клиента. Подробнее о флагах читайте здесь.
Все долги за посещения можно посмотреть в разделе меню Финансы → Должники.
Если в организации не практикуется отметка в долг, то можно полностью отключить эту функцию. Для этого перейдите в раздел Аккаунт → Настройки аккаунта и выключите настройку «Разрешить отмечать клиентов в долг».
Обратите внимание
Если у клиента есть задолженность по посещениям, её можно погасить оформлением абонемента, который пропускает на эти занятия.

Отмена посещения

Снять отметку на занятии можно двумя способами:
● Откройте занятие в расписании и нажмите кнопку Снять с занятия напротив ФИО клиента.
● Откройте карточку клиента, нажмите на необходимое занятие в блоке «Посещения» и снимите отметку.
Обратите внимание
При безвозвратном удалении абонемента, по которому проводились списания, программа автоматически выставляет задолженность за посещенные занятия.
Удаление занятия с отмеченными клиентами создает отмену посещений и возврат занятий в абонемент.
Удаление занятия с отмеченным клиентом, у которого занятие оплачено без использования абонемента, инициирует автоматический возврат средств клиенту с основанием: возврат.

Лист ожидания на занятии

Вы можете включить очередь записи на занятие в разделах Аккаунт → Настройки аккаунта или Онлайн-сервисы → Настройки для онлайн-сервисов. Тогда по достижению максимального количества записей на занятии программа добавит клиента в лист ожидания и отобразит системное сообщение:
Клиент был успешно добавлен в лист ожидания на занятие группы Дзюдо 19:00 — 20:00 на 06 Апреля 2021.
Системное сообщение от ListOk
Лист ожидания включается на всех занятиях и одновременно как для пользователей программы, так и для клиентов.
Если в листе ожидания более одного человека, то вы можете перемещать их приоритетность при помощи стрелочки

Переход из листа ожидания в основную запись

Чтобы клиенты могли автоматически переходить из листа ожидания в основную запись, включите настройку «Разрешить автоматический переход клиента из листа ожидания». Перенос будет происходить при освобождении места на занятии.
Также вы можете вручную переместить клиента из листа ожидания. Для этого выберите занятие на главной странице, затем нажмите на зеленую кнопку Переместить в записи напротив имени клиента. Нажмите ее повторно, чтобы подтвердить действие.
В блоке «Лист ожидания» в карточке клиента напротив занятия есть стрелочка, при нажатии на которую клиент также переместится из листа ожидания в основную запись.
Лист ожидания на занятие
Лайфхак
Принудительное перемещение может быть использовано, если необходимо увеличить вместимость на одном занятии, а не у всей группы.
При перемещении клиента в основную запись его необходимо уведомить при помощи push-уведомлений, SMS или email. Вы можете настроить автоматические уведомления, чтобы клиенту всегда приходили оповещения об изменениях.
При ручном или автоматическом перемещении клиента из листа ожидания в панели уведомлений в блоке «Отмены записи на занятия за 24 часа» появится желтая иконка. Она означает, что запись находилась в листе ожидания.
О том, что клиент записан в лист ожидания записи на занятие можно узнать:

Отчеты по посещениям

В разделе меню Отчеты → Новые отчеты представлена статистика записей и посещений за выбранный период. Чтобы сформировать отчет, сначала выберите в правом верхнем углу филиал, а потом в левом верхнем углу — период в выпадающем списке. Затем нажмите кнопку Показать записи.
В верхней части раздела посередине сформируется синий сводный блок записей и посещений: сколько человек было записано, сколько человек пропустили записи, сколько было посещений по записи и их общее количество.
Отчет по записям и посещениям

График по записям

Отдельно можно посмотреть график по записям, выбрав соответствующую вкладку. Вы можете отфильтровать записи по направлениям, группам, преподавателям или использовать дополнительный фильтр по источнику записи: мобильное приложение, ВКонтакте, сайт или ручная запись пользователем. В данном отчете записи можно отсортировать как активные, посещенные, пропущенные и отмененные.
Ниже представлена детализация записей за выбранный период, на основании которой и строится график. В ListOk доступен экспорт записей в виде таблицы Excel формата *xlsx.
График записей

График по посещениям

На вкладке Посещения продемонстрирован аналогичный график. Здесь доступна фильтрация посещений по направлениям, группам, преподавателям и абонементам.
Ниже представлена детализация посещений за выбранный период, на основании которой строится график. В ListOk доступен экспорт посещений в виде таблицы Excel формата *xlsx.
График посещений

Дополнительные настройки

Вы можете подключить дополнительные настройки записей и посещений, представленные в таблице ниже.
Состояние настроек при создании аккаунта отображено в столбце «По умолчанию».

Настройка

Способ включения

Описание

По умолчанию

Запретить отмену записи за N часов до занятия
Раздел Аккаунт → Настройки аккаунта
Если до занятия осталось меньше, чем N часов, то менеджер не сможет снять запись на это занятие. Настройка распространяется на всех администраторов без исключений
Включить лист ожидания
Разделы Аккаунт → Настройки аккаунта и Онлайн-сервисы → Настройки для онлайн-сервисов
По достижению максимального количества записей на занятии ListOk добавит клиента в лист ожидания
Установить сообщение при записи в лист ожидания
Разделы Аккаунт → Настройки аккаунта и Онлайн-сервисы → Настройки для онлайн-сервисов
Вы можете настроить сообщение, которое увидит клиент, когда окажется в листе ожидания. По умолчанию установлено: «Вы были успешно добавлены в список ожидания на занятие»

Настройка

Способ включения

Описание

По умолчанию

Отображать фото клиента при отмечании на занятии
Раздел Аккаунт → Настройки аккаунта
При отмечании клиента в модальном окне занятия отобразится фото клиента
Разрешить отмечать клиентов в долг
Раздел Аккаунт → Настройки аккаунта
При отсутствии абонемента, пропускающего на занятие, клиента можно отметить в долг
Отмечать на занятиях предстоящих дней
Через службу поддержки
Вы можете отметить клиента на занятии, которое находится в будущем
Оплачивать посещения без абонемента
Через службу поддержки
Если у клиента отсутствует абонемент, то он сможет оплатить разовое посещение или списать средства со счета
Включить возможность списания нескольких занятий с абонемента по одному отмечанию
Через службу поддержки
Например, за часовое занятие из абонемента можно списывать 1 занятие, а за полуторачасовое — 1,5 занятия

Настройка

Способ включения

Описание

По умолчанию

Считать заработную плату преподавателям за пропуск занятий
Через службу поддержки
Настройка применит установленный зарплатный план, даже если клиенту поставили пропуск
Снимать занятие с активного абонемента при ручном проставлении пропуска
Через службу поддержки
Если пользователь программы поставит пропуск клиенту, то из активного абонемента будет списано занятие

Уровни доступа

Для работы в ListOk CRM пользователям с ограниченными правами необходимо настроить настройки, чтобы работать с посещениями и записями. В таблице представлены основные уровни доступа, которые регулируются в разделе Сотрудники → Уровни доступа. Поставьте галочки в нужных полях и сохраните изменения.
В таблице указаны не только минимальные настройки для выполнения действия в программе, но и рекомендуемые, которые составлены на основе опыта пользователей ListOk.

Действие

Минимальные настройки

Рекомендованные настройки

Запись на занятие
● Строка поиска клиентов (Главная страница);
● Запись на занятия.
● Расписание на неделю (на Главной странице);
● Строка поиска клиента на занятии;
● Запись на занятия.
● Расписание на неделю (на Главной странице);
● Строка поиска клиентов (Главная страница);
● Строка поиска клиента на занятии;
● Запись на занятия.
Запись на прошедшие занятия
● Строка поиска клиентов (Главная страница);
● Запись на занятия;
● Запись на прошедшие занятия.
● Расписание на неделю (на Главной странице);
● Строка поиска клиента на занятии;
● Запись на занятия;
● Запись на прошедшие занятия.
● Расписание на неделю (на Главной странице);
● Строка поиска клиентов (Главная страница);
● Строка поиска клиента на занятии;
● Запись на занятия.
Отмена записи на занятие
● Расписание на неделю (на Главной странице);
● Отмена записи на занятие.
● Строка поиска клиентов (Главная страница);
● Список записей на занятия;
● Отмена записи на занятие.
● Строка поиска клиентов (Главная страница);
● Расписание на неделю (на Главной странице);
● Список записей на занятия;
● Отмена записи на занятие.
Возмещение штрафа за отмену занятия
● Расписание на неделю (на Главной странице);
● Возмещение занятий за отмену записей.
● Строка поиска клиентов (Главная страница);
● Возмещение занятий за отмену записей.
● Расписание на неделю (на Главной странице);
● Строка поиска клиентов (Главная страница);
● Возмещение занятий за отмену записей.

Действие

Минимальные настройки

Рекомендованные настройки

Просмотр посещений клиента
● Строка поиска клиентов (Главная страница)
● Список посещений
● Строка поиска клиентов
(Главная страница)
● Строка поиска клиента на занятии
● Расписание на неделю
(на Главной странице)
● Список посещений
● Отметить на занятии
Просмотр посещений на занятиях
● Расписание на неделю (на Главной странице)
● Список посещений
Отметка на занятии только из записанных
● Расписание на неделю (на Главной странице)
● Отметить на занятии
Отметка на занятии
● Строка поиска клиентов (Главная страница)
● Строка поиска клиента на занятии
● Отметить на занятии
Отметка на занятии только без абонемента
● Расписание на неделю (на Главной странице)
● Строка поиска клиента на занятии
● Отметить на занятии
● Внесение платежей
Отметка на занятиях прошедших дней
● Строка поиска клиентов (Главная страница)
● Строка поиска клиента на занятии
● Отметить на занятии
● Отметить на занятиях прошедших дней
Отмена посещения
● Расписание на неделю (на Главной странице)
● Отмена посещения
● Строка поиска клиентов (Главная страница)
● Список посещений
● Отмена посещения
● Расписание на неделю (на Главной странице)
● Строка поиска клиентов (Главная страница)
● Список посещений
● Отмена посещения
Отмена посещений занятий прошедших дней
● Расписание на неделю (на Главной странице)
● Отмена посещения
● Отмена посещений занятий прошедших дней
● Строка поиска клиентов (Главная страница)
● Список посещений
● Отмена посещения
● Отмена посещений занятий прошедших дней
● Расписание на неделю (на Главной странице)
● Отмена посещения
● Отмена посещений занятий прошедших дней
● Строка поиска клиентов (Главная страница)
● Список посещений
Погашение задолженности за посещение абонементом
● Строка поиска клиентов (Главная страница)
● Информация о задолженности
● Список посещений
Погашение задолженности за посещение внесением средств
● Строка поиска клиентов (Главная страница)
● Список посещений
● Внесение платежей

Действие

Минимальные настройки

Рекомендованные настройки

Проставление пропуска
● Расписание на неделю (на Главной странице)
● Пропуск занятий
● Строка поиска клиентов (Главная страница)
● Список записей на занятия
● Список пропущенных занятий
● Пропуск занятий
● Расписание на неделю
(на Главной странице)
● Строка поиска клиентов
(Главная страница)
● Список записей на занятия
● Список пропущенных занятий
● Пропуск занятий
Просмотр пропусков клиента
● Строка поиска клиентов (Главная страница)
● Список пропущенных занятий
Отмена пропуска
● Расписание на неделю (на Главной странице)
● Возмещение пропущенных занятий
● Строка поиска клиентов (Главная страница)
● Список пропущенных занятий
● Возмещение пропущенных занятий
● Расписание на неделю
(на Главной странице)
● Строка поиска клиентов
(Главная страница)
● Список пропущенных занятий
● Возмещение пропущенных занятий
● Список абонементов
Почему не могу из карточки клиента записать его на занятие? Занятия не появляются в списке.
Не появляется кнопка записи на занятие. Почему?
Почему у клиента есть абонемент, а программа предлагает отметить только в долг?
Если у клиента несколько абонементов, то как его отметить?
У клиента осталось одно занятие в абонементе, но не получается отметить. Почему?
Можно ли ограничить количество людей на занятии?
Можно ли запретить клиенту записываться на разные занятия, проходящие в одно и то же время?

Часто задаваемые вопросы

Почему не могу из карточки клиента записать его на занятие? Занятия не появляются в списке.
— Убедитесь, что на главной странице выбран филиал, в котором проходит нужное занятие. Если у вас нет доступа к нужному филиалу — обратитесь к боссу или руководителю, чтобы вам выдали доступ. После этого попробуйте заново записать клиента.
Не появляется кнопка записи на занятие. Почему?
— Вероятнее всего, у вас не хватает прав доступа для записи клиентов на занятие. Обратитесь к руководителю или боссу, чтобы настроить доступ.
Почему у клиента есть абонемент, а программа предлагает отметить только в долг?
— Если у клиента есть активный абонемент, но у вас не получается отметить клиента по нему, то это значит, что абонемент не распространяется на данное направление. Вам нужно оформить абонемент, который будет пропускать на нужные занятия.
Можно ли ограничить количество людей на занятии?
— Да, вы можете сделать это, установив максимальное количество людей на занятии в настройках группы.
Если у клиента несколько абонементов, то как его отметить?
— Если у клиента есть несколько абонементов, пропускающих на выбранное занятие, то возможны два варианта:
1) ЛистОк предложит выбрать, с какого абонемента списать занятие при отмечании.
2) Если вы используете кнопку Отметить всех записанных или отмечаете из блока «Записи на занятия» в карточке клиента, то занятие будет списано из абонемента, который был продан раньше по дате.
У клиента осталось одно занятие в абонементе, но не получается отметить. Почему?
— Вероятнее всего, стоимость посещения занятия составляет больше 1. В этом случае вам нужно оформить новый абонемент.
Также абонемент мог истечь по дате. В настройках абонемента измените прошедшую дату на будущую, а статус абонемента — на активен. По истекшему абонементу нельзя отметить клиента, несмотря на то, что в нем еще остались занятия.
Можно ли запретить клиенту записываться на разные занятия, проходящие в одно и то же время?
— Да, можно. Для этого перейдите в раздел Аккаунт → Настройки аккаунта и включите настройку «Разрешить пересечение занятий по времени».
Была ли статья полезной?
Пожалуйста, заполните всего два поля. Вы поможете нам стать лучше.
Оценить
Узнать больше →
Узнать больше →
Узнать больше →
Узнать больше →
Направления
Обзор направлений, что они означают и как влияют на абонементы и занятия.
Расписание
Абонементы
Клиенты
Заполнение расписания занятий в ListOk CRM. Работа с шаблоном и правила использования.
Оформление и редактирование абонементов. Cоветы по использованию.
Инструменты для работы с клиентами в ListOk. Подробный разбор карточки и анкеты клиента.
Связанные статьи
Есть дополнительные вопросы? Найдите ответы здесь!