Постоянные участники

Добавление и удаление постоянных участников на занятия в ListOk CRM. Инструкция по использованию.

Содержание

#

Добавление постоянного участника

#

Удаление постоянного участника

#

Запись на занятия

#

Уровни доступа

#

Часто задаваемые вопросы

Добавление постоянного участника
Удаление постоянного участника
Запись на занятия
Уровни доступа
Часто задаваемые вопросы

Общее представление

Постоянные участники — это клиенты, которых ListOk CRM автоматически записывает на предстоящие занятия выбранной группы. При этом наличие абонемента у клиента не является обязательным.

Постоянные участники могут быть записаны по-разному:

● на все будущие занятия;
● на занятия, которые проходят в конкретные дни и часы.

Если вам нужен второй вариант, обратитесь к менеджеру службы поддержки, и он включит соответствующую настройку.

Этот функционал — оптимальное решение для студий с фиксированными группами: клиенты автоматически записываются на занятия, а менеджерам не требуется контролировать процесс вручную.

Также он полезен для индивидуальных занятий, потому что позволяет заранее закрепить время и день за постоянным участником. Особенно это важно тем клиентам, которые стремятся не пропускать тренировки.

Добавление постоянного участника

Чтобы клиент автоматически записывался на занятия группы, его необходимо добавить в список постоянных участников. Как это сделать?

При оформлении абонемента

Перейдите в раздел Клиенты → Список Клиентов

Откройте карточку клиента

Выберите абонемент, который пропускает на занятия необходимой группы

Поставьте галочку напротив графы «Добавить клиента в группу постоянным участником»

Выберите группу из доступных по абонементу

Если у вас включена настройка для записи постоянных участников на конкретные дни, то укажите занятия, на которые клиент будет автоматически записан

Постоянный участник будет сразу добавлен на предстоящие занятия

Обратите внимание

Чтобы занятие появилось в поле «Выберите дни для записи», оно должно быть добавлено в шаблон расписания.

После этого в карточке клиента появится блок «Постоянный участник следующих групп», в котором указаны филиал, группа и время занятий.

Наведите курсор на название группы, чтобы узнать, кто и когда добавил клиента в список постоянных участников.

Также можно увидеть эту информацию в столбце «Занятия». Наведите курсор на ячейку, в которой есть запись на конкретный день. Если в ячейке в столбце «Занятия» указано «Все занятия», то информация не отобразится.

Блок «Постоянный участник следующих групп»

Обратите внимание

Если в конце дня запись постоянного участника не была отменена и он не отмечен на занятии, программа проставит пропуск и спишет занятие из абонемента. Чтобы клиентам не проставлялся пропуск по записям без посещений, обратитесь в службу поддержки.

В разделе Группы

Перейдите в раздел Занятия → Группы

Нажмите на иконку замка в строке группы

Откроется окно со списком всех постоянных участников группы

В правом верхнем углу нажмите кнопку Добавить постоянных участников

В появившемся окне введите имя, затем нажмите кнопку Выбрать рядом с необходимым клиентом

Для добавления других клиентов введите их имена в поисковую строку и также выберите с помощью кнопки

Нажмите Добавить Выбранных

В окне отобразятся имена клиентов и информация об их абонементах, пропускающих на занятия группы. Чтобы найти конкретного постоянного участника группы, введите его имя в поиске. Также вы можете перейти в карточку клиента, если нажмете на его имя

Если у вас включена настройка для записи постоянных участников на конкретные дни, то укажите занятия, на которые клиент будет автоматически записан. Для этого в столбце дня недели выберите нужное время

Изменения сохранены. Нажмите кнопку Готово, чтобы закрыть модальное окно и продолжить работу

Обратите внимание

По умолчанию вы можете добавлять постоянных участников сверх лимита группы. Чтобы установить ограничение, обратитесь в службу поддержки.

Удаление постоянного участника

Удаление постоянного участника отменит все его предстоящие записи, созданные автоматически.

Если клиент записался сам или через менеджера, то эти записи на занятия сохранятся.

Через карточку клиента

Перейдите в карточку клиента в блок «Записи на занятия»

В блоке напротив каждого занятия отображены иконки галочки, замочка и крестика.

Иконка галочки по умолчанию отображается только в день занятия. Чтобы отмечать клиентов и на занятиях будущих дней, обратитесь в службу поддержки.

Нажмите галочку — появится знак вопроса, уточняющий, хотите ли вы отметить клиента на занятии. Повторное нажатие приведет к отмечанию клиента.

Также вы можете отменить запись только на это занятие. Для этого нажмите иконку крестика и подтвердите действие.

Иконка замочка отвечает за удаление клиента из списка постоянных участников.

Нажмите на иконку

Появится знак вопроса, уточняющий, хотите ли вы удалить клиента из списка постоянных участников

Подтвердите удаление повторным нажатием

Удаление из постоянных участников группы через карточку клиента в ListOk CRM

Через раздел Группы

Перейдите в раздел Занятия → Группы

Рядом с необходимой группой нажмите на иконку замочка

В появившемся окне нажмите Исключить напротив клиента

Нажмите повторно, чтобы подтвердить действие

Удаление из постоянных участников через группу в ListOk CRM

Обратите внимание

После удаления клиента из постоянных участников его записи на предстоящие занятия будут отменены. Если клиента исключили после начала занятия, то его запись останется.

Запись на занятия

Программа автоматически записывает постоянного участника на предстоящие занятия:

1

во время добавления в список постоянных участников при оформлении абонемента или при ручном добавлении в группу;

2

при заполнении расписания по шаблону;

3

при создании занятия на главной странице;

4

при обновлении настроек постоянного участника через раздел Группы;

5

в полночь, когда программа проверяет, записаны ли все клиенты на занятия.

Постоянные участники могут быть записаны только в основную запись и не могут быть внесены в лист ожидания.

Если запись постоянного участника не была отменена или клиент пропустил занятие, то на следующий день программа проставит пропуск. После этого произойдет автоматическое списание занятия из абонемента. Чтобы программа не ставила пропуск клиенту, пропустившему занятие, свяжитесь с персональным менеджером.

В случае отсутствия у клиента активного абонемента списание не произойдет.

Также вы можете изменить следующие условия записи на занятия:

● количество недель, на которое постоянные участники записываются автоматически — по умолчанию клиенты записываются на 4 недели вперед;
● смогут ли постоянные участники записываться, если на занятии уже нет места;
● отменяется ли запись постоянного участника за несколько часов, если у клиента нет активного, неактивированного или замороженного абонемента, пропускающего на занятие.

Обратитесь в службу поддержки для настройки этих параметров.

Уровни доступа

Права доступа настраиваются в разделе Сотрудники → Уровни доступа.

За функционал постоянных участников в карточке клиента отвечают настройки, представленные в категории «Карточка Клиента».

Добавлять клиента в список постоянных участников можно с уровнем доступа «Оформление абонементов».

Удалять — с уровнем «Удаление клиента из постоянных участников группы».

Также уровни доступа, влияющие на работу с постоянными участниками, находятся в категории «Занятия».

Для добавления, редактирования или удаления постоянных участников необходим уровень доступа «Группы (изменение)».

Чтобы экспортировать список постоянных участников, выберите «Экспорт постоянных участников».

Часто задаваемые вопросы

Что произойдет с записью постоянного участника, если занятие удалили из расписания?

— Запись на занятие будет отменена, и посещение не спишется с абонемента клиента.

Как отменить все предстоящие записи постоянного участника?

— Вы можете отменить записи клиента, если удалите его из списка постоянных участников. О том, как это сделать, рассказали здесь.

Можно ли не записывать постоянного участника на занятия, если у него нет абонемента?

— По умолчанию постоянный участник всегда будет записан на занятия даже без абонемента. Если вам необходимо, чтобы его запись отменялась за несколько часов до занятия, свяжитесь с поддержкой.

Почему постоянный участник не записан на занятия через полтора месяца?

— Постоянные участники по умолчанию записываются на 4 недели вперед. Для изменения количества недель обратитесь в службу поддержки.

Почему я не могу выбрать конкретные дни для записи клиентов?

— Чтобы указывать конкретные дни для записи постоянных участников, включите соответствующую настройку через службу поддержки. Если она уже включена, то проверьте, чтобы шаблон расписания был заполнен на необходимые дни и даты. При возникновении сложностей обратитесь в службу поддержки.

Будут ли записаны постоянные участники, если на занятии нет мест?

— Постоянные участники по умолчанию будут записаны сверх лимита записи. Чтобы это изменить, свяжитесь с вашим персональным менеджером.

Можно ли добавить в список постоянных участников группы больше клиентов, чем установлено в настройках группы?

— Нет. Если вам нужно добавить больше постоянных участников, то увеличьте максимальное количество людей на занятии в настройках группы.

Как вернуть в абонемент постоянного участника пропущенное занятие?

— Для этого перейдите в карточку клиента и в блоке «Пропущенные занятия» напротив нужного занятия нажмите на иконку отмены пропуска. Подтвердите действие. Тогда занятие вернется в абонемент клиента.

Также вы можете вернуть пропуск внутри занятия.

В аккаунте стоит запрет на запись на занятия, которые пересекаются по времени. Но занятия одной группы проходят в одно и то же время в разных залах. Куда запишется постоянный участник?

— Постоянный участник будет записан на оба занятия.

Была ли статья полезной?

Пожалуйста, заполните всего два поля. Вы поможете нам стать лучше.

Оценить

Связанные статьи

Есть дополнительные вопросы? Найдите ответы здесь!

Узнать больше →

Клиенты

Инструменты для работы с клиентами в ListOk. Подробный разбор карточки и анкеты клиента.

Узнать больше →

Абонементы

Оформление и редактирование абонементов. Cоветы по использованию.

Узнать больше →

Запись и посещение

Инструменты для учета посещаемости в ListOk CRM. Правила записи на занятия.

Узнать больше →

Расписание

Заполнение расписания занятий в ListOk CRM. Работа с шаблоном и правила использования.