База знаний
Заказать обратный звонок
Нажимая на кнопку «Перезвоните мне», я даю согласие ООО «ЛистОк АйТи» и лицам, действующим по его поручению, на обработку моих персональных данных в соответствии с Политикой.
РАСПИСАНИЕ
Заполнение расписания занятий в ListOk CRM. Работа с шаблоном. Особенности и правила использования.
Содержание
#
#
#
#
#
#
#
#
О чем статья?
Хотите, чтобы расписание занятий вашей организации можно было составить за несколько минут? Тогда читайте статью о расписании. Здесь представлена подробная инструкция по его созданию и использованию. Вы узнаете, как добавлять занятия, что такое шаблон расписания и как он облегчает заполнение.
Как создать расписание?
Добавление шаблона расписания
Если в организации сформировано постоянное расписание, то для удобства создайте его шаблон, чтобы не добавлять занятия еженедельно вручную. Предварительно в программе должны быть настроены направления, группы, филиалы, залы и преподаватели. Далее следуйте инструкции ниже.
Пользователи, имеющие доступ в раздел, могут экспортировать шаблон в Excel в формате *xlsx.
Перейдите в раздел Расписание → Шаблон Расписания. Перед вами откроется окно выбора дня недели для заполнения шаблона.
По умолчанию открывается шаблон в филиале, который был выбран на главной странице перед переходом в раздел. Переключить филиал можно в правом верхнем углу раздела в выпадающем списке. Если филиал только один, пропустите этот шаг.
Чтобы активировать подсказку на скриншоте с описанием расширенных функций, наведите на знак вопроса
Далее выберите день недели, когда будут проходить занятия. Перед вами откроется шаблон на этот день.
01
02
03
Шаблон разделен по залам выбранного филиала. Наведите курсор на время в том зале, где будет создано занятие, и нажмите синюю кнопку + Добавить на чч:мм.
Откроется окно редактирования занятия, где по нему нужно заполнить основную информацию. Подробнее о параметрах занятия читайте далее.
После заполнения данных по занятию нажмите кнопку Сохранить в правом нижнем углу. Занятие появится в шаблоне.
04
05
06
Заполнение параметров занятия в расписании
В выпадающем списке выберите группу, занятия которой будут проходить.
Обратите внимание
При выборе группы на карточку занятия автоматически распространятся свойства этой группы: название, преподаватель, второй преподаватель, длительность и онлайн-формат. Все параметры, кроме длительности, можно изменить.
Если вы внесете изменения, то они отразятся только на данном занятии и никак не повлияют на другие занятия этой же группы.
Если вы хотите изменить время начала занятия, то в поле «Начало» введите время с клавиатуры или выберите время при помощи курсора.
Если вы хотите изменить зал, то в выпадающем списке выберите зал или добавьте новый при помощи плюсика справа от поля.
Вы также можете изменить преподавателя и второго преподавателя или же добавить нового, нажав на плюсик справа от полей.
Если онлайн-формат занятия отличается от настроек его группы, то снимите галочку Скопировать настройки группы при создании занятия и установите необходимое значение.
Помимо преподавателя можно добавить ассистентов, нажав на кнопку Добавить Ассистента.
Обратите внимание
Занятие принимает онлайн-свойства группы, если оставить активной галочку «Скопировать настройки группы». Если в настройках группы установлен тип видео Zoom, то все занятия этой группы будут также Zoom. Деактивируйте галочку, если необходимо локально изменить настройки занятия и сделать его, например, оффлайн.
Расписание можно заполнить локально на один день при помощи этой кнопки.
Используйте этот список, чтобы переключить филиал. По умолчанию открывается расписание филиала, выбранного на главной странице.
Воспользуйтесь календарем, если планируете заполнить расписание на будущую неделю. По умолчанию указана текущая неделя.
Если вы все равно хотите заполнить расписание по шаблону, то нажмите на эту кнопку.
Заполнение расписания на неделю по шаблону
Алгоритм заполнения расписания
Для того, чтобы применить шаблон, перейдите в раздел меню Расписание → Расписание на неделю.
После выбора недели нажмите на синюю кнопку Заполнить по шаблону в левом верхнем углу.
Перед вами откроется всплывающее окно, действительно ли вы хотите продолжить заполнение по шаблону.
Если все верно, то появится уведомление о том, что расписание успешно заполнено по шаблону.
Обратите внимание
Изменения в расписании на неделе не отражаются в шаблоне.
Изменения в данном разделе будут отображены на главной странице, сайте, в личном кабинете клиента, группе ВКонтакте и мобильном приложении.
Ошибка заполнения расписания по шаблону
Расписание по шаблону не может быть заполнено, если на занятиях выбранной недели есть записанные или отмеченные клиенты. В случае невозможности применения шаблона программа выведет небольшое желтое уведомление по центру:
Текущее расписание не может быть заполнено по Шаблону, так как на занятиях данной недели уже есть отмеченные посещения или записи на занятия.
Системное сообщение от ListOk
Дополнительные настройки аккаунта
При заполнении расписания по шаблону удалять/перезаписывать только занятия без отмечаний, записей и ручного редактирования
При такой настройке занятия без отмечаний и записи обновятся, а параметры тех занятий, на которых уже есть запись или отметка, останутся неизменными.
Обратитесь в службу поддержки для активации настройки.
Внесение изменений в расписание, если на занятии присутствуют постоянные участники группы
Если вы меняете расписание занятий, на которых присутствуют постоянные участники группы, то обратите внимание, на признак постоянного участника. Возможны два варианта:
● Если клиент является постоянным участником группы по дням недели, то есть посещает занятия группы строго по определенным дням, то при переносе занятия на другой день его запись сотрется.
● Если клиент является постоянным участником одной группы без привязки ко дню недели, то при переносе занятия на другой день, программа автоматически перезапишет этого клиента.
Удаление и редактирование занятий в шаблоне и расписании на неделю
Редактирование занятия
Если вы хотите изменить параметры занятия на текущей неделе, то исправьте его параметры в расписании на неделю, нажав на занятие в разделе и изменив данные.
Если нужно изменить параметры занятия со следующей недели, то внесите изменения в шаблон расписания. Изменение отобразится при заполнении расписания по шаблону.
Так, если в расписание нужно внести разовое исправление, то это следует делать в расписании на неделю или на главной странице, а если исправление будет на постоянной основе, то в шаблоне расписания.
Удаление занятия
Если вы хотите удалить занятие на текущей неделе, то нажмите на крестик в правом верхнем углу занятия. Перед вами появится уточняющий вопрос. Если вы уверены, что хотите удалить занятие, то нажмите кнопку Удалить.
Если вы хотите удалить занятие, начиная со следующей недели, то проделайте то же самое в разделе Расписание → Шаблон Расписания. Удаление будет применено при заполнении расписания по шаблону.
Автозаполнение расписания по шаблону
Для вашего аккаунта можно включить дополнительные настройки заполнения шаблона, которые можно активировать при обращении в службу поддержки. Существуют следующие возможные функции автозаполнения:
Настройка «Автоматически заполнять расписание на n недель вперед в воскресенье»
Обновление расписания происходит в ночь с субботы на воскресенье в 01:00 в соответствии с часовым поясом, выбранном на вашем аккаунте в разделе Мой кабинет, и обновляет расписание на n недель вперед. По умолчанию эта настройка включена и n = 1. То есть каждое воскресенье расписание на все n следующих недель обновится.
Пример использования настройки
В программе включена настройка «Автоматически заполнять расписание на 2 недели вперед в воскресенье»
Дано: основное расписание заполнено по шаблону на две недели: текущая и первая.
До конца текущей недели в расписании будут заполнены только данные две недели.
В последний день текущей недели программа заполнит расписание по шаблону на две недели вперед.
Изменение: Но до этого было принято решение внести изменения в график — перенести время определенного занятия по вторникам и четвергам.
Требование: данные изменения должны вступить в силу со следующей недели, то есть с первой.
Возможны два случая:
*
Случай 1. В расписании отсутствуют предстоящие записи.
В этом случае расписание на первую неделю обновится согласно новому шаблону, а вторая неделя заполнится.
Случай 2. Клиенты записаны на предстоящие занятия первой недели.
В этом случае расписание по новому шаблону заполнится только на вторую неделю, так как шаблон не может перезаписать расписание с активными записями клиентов первой недели.
Настройка заполнять на n-нную неделю вперед
Эта настройка похожа на предыдущую, но отличается тем, что расписание будет обновлено только на n-нной неделе. Рассмотрим на примере, когда у вас включена эта настройка:
Допустим, на аккаунте активирована функция обновления расписания на 5ую неделю вперед. Тогда в ближайшую ночь с субботы на воскресенье расписание на четыре следующие недели останется прежним, а вот новая пятая неделя обновится. Этот цикл будет повторяться каждую неделю.
Здесь можно выбрать день недели, в том числе расписание прошедших занятий.
В выпадающем списке выберите филиал, для которого нужно посмотреть или изменить расписание.
Если необходимо распечатать расписание зала на один день, нажмите на кнопку принтера возле каждого зала.
Через кнопку можно добавить занятие с главной страницы. Это занятие установится только один раз на конкретный день в указанное время и не встанет на следующую неделю.
Расписание на главной странице
Расписание занятий на главной странице — один из основных разделов в программе. С его помощью вы можете записывать клиентов, отмечать посещения, добавлять дополнительные занятия, скачивать быстрые отчеты и просматривать события за интересующий период.
Используйте эту опцию отображения на день или на неделю.
Вы можете распечатать расписание на неделю, нажав на эту кнопку принтера.
Помимо просмотра расписания на главной странице по дням недели, в ListOk доступно отображение расписания на неделю.
При наведении курсора на занятие ячейка затемняется и разделяется на три сектора:
● Иконка карандаша для редактирования занятия, при помощи которой можно изменить параметры существующего занятия.
● Иконка крестика для удаления занятия. Данная кнопка позволяет удалить занятие только на текущей неделе.
● Посещения и запись — используется для отмечаний и записи клиентов. При нажатии открывается окно занятия, где можно работать с записями и отмечанием клиентов на занятии.
● Иконка крестика для удаления занятия. Данная кнопка позволяет удалить занятие только на текущей неделе.
● Посещения и запись — используется для отмечаний и записи клиентов. При нажатии открывается окно занятия, где можно работать с записями и отмечанием клиентов на занятии.
Уровни доступа
Редактировать и удалять занятия в расписании может пользователь, имеющий доступ в этот раздел.
Права доступа настраиваются в разделе Сотрудники → Уровни доступа. За расписание отвечают настройки:
● расписание на неделю (на главной странице);
● шаблон расписания;
● расписание на неделю;
● занятия в расписании (изменение);
● занятия в расписании (удаление);
● удаление занятий прошедших дней;
● строка поиска клиента на занятии.
● шаблон расписания;
● расписание на неделю;
● занятия в расписании (изменение);
● занятия в расписании (удаление);
● удаление занятий прошедших дней;
● строка поиска клиента на занятии.
Как поставить два занятия в одном зале в одно и то же время?
Занятия в моем фитнес клубе проходят с 10:00 до 20:00, а в шаблоне расписания — с 4:00 до 23:00. Как поменять временную сетку?
В чем разница между шаблоном и расписанием на неделю?
Сколько шаблонов расписания можно присвоить одному филиалу?
Почему расписание не заполняется по шаблону?
Часто задаваемые вопросы
Как поставить два занятия в одном зале в одно и то же время?
— В ЛистОк по умолчанию нельзя ставить два занятия одновременно в одном и том же зале. Если вам необходимо изменить эту настройку, то обратитесь в службу поддержки.
После применения настройки вы можете ставить занятия в одно и то же время в одном зале. Чтобы поставить еще одно занятие, выберите любое свободное время, а уже в карточке занятия присвойте нужное время.
Занятия в моем фитнес клубе проходят с 10:00 до 20:00, а в шаблоне расписания — с 4:00 до 23:00.
Как поменять временную сетку?
Как поменять временную сетку?
— Расписание для клиентов и на главной странице будет отображаться с того времени, когда стоит первое занятие. Если ни одного занятия на 4:00 в расписании нет, то расписание будет начинаться с 10:00.
В шаблоне расписания установлена универсальная временная шкала. При необходимости ее можно поменять по запросу в службу поддержки.
В чем разница между шаблоном и расписанием на неделю?
— Шаблон — основа расписания, помогающая автоматизировать процесс заполнения расписания на каждую неделю, чтобы вы не добавляли занятия вручную каждый раз. Изменения в шаблоне не отображаются в расписании, если вы не примените шаблон или он не применится автоматически настройками вашего аккаунта.
Сколько шаблонов расписания можно присвоить одному филиалу?
— На данный момент в программе предусмотрен только один шаблон для каждого филиала.
Почему расписание не заполняется по шаблону?
— Расписание выбранной недели или дня не заполняется по шаблону в следующих случаях:
● на занятия текущего расписания записаны клиенты;
● клиенты были отмечены;
● у постоянного участника группы поставили пропуск со списанием.
● клиенты были отмечены;
● у постоянного участника группы поставили пропуск со списанием.
Но дополнительная настройка позволяет применять новый шаблон, несмотря на вышеперечисленные ограничения.
Узнать больше →
Узнать больше →
Узнать больше →
Узнать больше →
Направления
Обзор направлений, что они означают и как влияют на абонементы и занятия.
Группы
Залы
Преподаватели
Рекомендации по работе с группами в ListOk CRM. Обзор групп, что это такое и зачем нужны.
Инструкция по работе с залами в ListOk CRM. Как устроены залы и как с ними взаимодействовать.
Базовое руководство по взаимодействию с интерфейсом преподавателей.
Связанные статьи
Есть дополнительные вопросы? Найдите ответы здесь!
Оцените качество контента
Нажимая на кнопку «Отправить оценку», я даю согласие ООО «ЛистОк АйТи» и лицам, действующим по его поручению, на обработку моих персональных данных в соответствии с Политикой.