База знаний

Содержание

АБОНЕМЕНТЫ

Оформление и редактирование абонементов в ListOk CRM. Инструкции и советы по использованию.

Создание абонемента

Импорт абонементов

Параметры абонемента

Редактирование и удаление

Оформление абонемента

Статусы абонементов

Виды отчетности

Уровни доступа

Часто задаваемые вопросы

Создание абонемента
Импорт абонементов
Параметры абонемента
Редактирование и удаление
Оформление абонемента
Статусы абонементов
Виды отчетности
Уровни доступа
Часто задаваемые вопросы

О чем статья?

Регулируйте посещения занятий при помощи абонементов. Вы можете установить разные параметры для каждого абонемента в ListOk. Например, цена, пропускная способность по времени и дням недели, а также направления, на которые этот абонемент пропускает.

Безлимитный абонемент

Абонемент, остаток занятий по которому не отображается в личном кабинете и мобильном приложении клиента.

Пробный абонемент

Доступно ограничить количество пробных абонементов на одного клиента. По умолчанию — не ограничено.

Базовый абонемент

Стандартный тип абонемента. Значение установлено по умолчанию.

Безлимитный абонемент

Пробный абонемент

Базовый абонемент

Стандартный тип абонемента. Значение установлено по умолчанию.

Абонемент, остаток занятий по которому не отображается в личном кабинете и мобильном приложении клиента.

Доступно ограничить количество пробных абонементов на одного клиента. По умолчанию — не ограничено.

О чем статья?

Создание абонемента

Создать новый абонемент в ListOk можно тремя способами:

Через раздел меню Занятия → Абонементы

Перейдите в раздел Занятия → Абонементы. Здесь отображается список всех видов абонементов, которые можно продавать клиентам.

В правом верхнем углу окна нажмите на кнопку +Новый Абонемент. Перед вами откроется окно создания нового абонемента, где необходимо заполнить его характеристики.

Необходимые уровни доступа: «Абонементы (чтение)», «Абонементы (изменение)».

Из карточки клиента

В карточке клиента в блоке с общей информацией нажмите на иконку плюса справа от поля с выбором абонемента — также появится пустое окно абонемента.

Необходимые уровни доступа: «Строка поиска клиентов (главная страница)», «Абонементы (чтение)», «Абонементы (изменение)».

Создать новый абонемент из карточки клиента

Примечание

Функция быстрого добавления объекта в программу с помощью иконки плюса доступна только руководителям и боссам.

Из занятия в расписании

В окне занятия найдите клиента, которому хотите продать абонемент, и нажмите на кнопку Оформить новый абонемент.

В новом модальном окне воспользуйтесь иконкой плюса справа от выпадающего списка с выбором абонемента.

Обратите внимание

При продаже ранее созданного абонемента таким способом в выпадающем списке будут отображаться только абонементы, пропускающие на это занятие.

Импорт абонементов

В таблице по столбцам указаны основные параметры абонементов. Если вы только начинаете работать в программе, то, чтобы не оформлять каждый абонемент из старой базы вручную клиентам, вы можете загрузить готовый список ранее проданных абонементов с помощью кнопки Импорт абонементов в правом верхнем углу раздела.

Импорт оформленных абонементов в ЛистОкCRM

Внимательно ознакомьтесь с примером импортируемого файла, который можно предварительно скачать. Файл формата .xlsx должен соответствовать образцу, представленному в программе.

Сопоставление абонементов во время импорта происходит по названию из файла и раздела, поэтому они должны совпадать символ-в-символ.

В разделе меню отобразится сообщение об успешном или неуспешном импорте. Вы увидите информацию о том, сколько абонементов было успешно импортировано, а сколько нет. Результаты неудачного импорта можно скачать в виде таблицы.

Если вас не удовлетворил результат импорта, то отмените действие, нажав на красную кнопку Отменить последний импорт в правом верхнем углу, и скорректируйте таблицу.

Обратите внимание

Перед импортом абонементов убедитесь, что клиенты с номерами телефонов уже существуют в ЛистОк, а виды абонементов созданы в разделе меню Занятия → Абонементы.

Важно корректно указать, на какие из направлений и в какое время будет пропускать абонемент, так как программа не может этого определить.

Параметры абонемента

У каждого абонемента в ListOk CRM есть свойства:

Название

Придумайте и введите такое название абонемента, чтобы его легко можно было отличить от абонемента с другими параметрами.

Количество занятий в числовом формате

Это обязательное для заполнения поле независимо от типа абонемента.

Обратите внимание

Для безлимитного абонемента нужно установить количество занятий. Это требуется для некоторых схем начисления заработной платы.

Например, для безлимитного абонемента на месяц рекомендуем указать 30 занятий.

Если преподаватель получает процент от стоимости посещения, то оплата = (стоимость абонемента)/(количество занятий в абонементе)*%. В случае большого количества занятий в абонементе, оплата стремится к нулю.

Срок действия в днях или месяцах

Если установить настройку «1 месяц», то срок действия абонемента будет учитывать количество дней в месяце.

Если установить настройку «30 дней», то срок действия абонемента будет фиксированным.

Тип абонемента

В ListOk есть три типа абонементов: базовый, безлимитный и пробный. Каждый имеет свои свойства, а такое разделение позволяет смотреть разные виды отчетов.

Базовый абонемент — стандартный тип абонемента. Значение установлено по умолчанию. За позднюю отмену занятия с такого абонемента можно списывать штраф.

Безлимитный абонемент — абонемент, остаток занятий по которому не отображается в личном кабинете и мобильном приложении клиента. Вместо количества занятий клиент увидит значок бесконечности напротив оформленного абонемента с типом безлимитный.

Если за пропущенное занятие или за позднюю отмену записи клиенту выписывается штраф, то с безлимитного абонемента можно списывать дни срока действия, а не занятия. Для активации такой настройки обратитесь в службу поддержки.

Пробный абонемент — по умолчанию количество пробных абонементов на одного клиента не ограничено. Но вы можете установить ограничение на этот параметр, обратившись в службу поддержки.

С пробным абонементом связан ряд автоматических действий, которые зависят от тарифного плана. Например, отправка СМС-сообщений по истечению пробного абонемента, передвижение сделки в AmoCRM при покупке пробного абонемента.

Обратите внимание

Тип абонемента «Пробный» отображается при отмечании клиента в расписании иконкой в виде зеленой звезды, остальные — без иконки.

Категория платежа

Добавьте категории в ListOk, нажав на плюсик справа от поля. Платежам за абонементы этого вида будет присвоена указанная категория. Например, все платежи, полученные по гостевым абонементам, помечать как платеж с категорией «гость».

Доступные направления

В этом разделе представлены все направления, предварительно созданные в программе. Отметьте галочкой те направления, на которые будет пропускать этот абонемент.

Количество заморозок

Количество раз, когда клиент может пользоваться опцией заморозки абонемента за период его действия.

Количество дней в заморозке (суммарно)

Установите количество дней, на которое действие абонемента приостановится, а занятия не «сгорят».

Например, в абонементе доступно две заморозки не более чем на 10 дней суммарно. Клиент с таким абонементом может воспользоваться заморозкой либо один раз на 10 дней, либо два раза сроком не более 10 дней суммарно.

Цена

Фактическая стоимость абонемента.

Настройка: не оплачивать преподавателям посещения по данному абонементу

Если преподавателю не полагаются выплаты за занятия по данному абонементу, то установите галочку напротив этого поля.

Ограничения времени действия абонемента

Если в вашей организации действуют ограничения по пропускной способности абонемента по времени, то задайте диапазон времени по дням недели, когда клиент может приходить на занятия.

Пример использования настройки

Дано: на аккаунте есть направление «Воздушные полотна», занятия групп в котором проходят в разное время.

Требование: создать утренний абонемент, который пропускает на все занятия направления «Воздушные полотна» с 08.00 до 15.00 в рабочие и в любое время в выходной день.

В данном примере необходимо заполнить в строках с понедельника по пятницу. включительно временной диапазон с 08:00 до 15:00 и оставить пустыми строки субботы и воскресенья.

Обязательно требуется выбрать направление «Воздушные полотна».

Как работает ограничение по времени?

Пользователь сможет отметить клиента на всех занятиях направления «Воздушные полотна», время начала которых входит в указанный диапазон.

● Занятие начинается в 7:30 — абонемент не пропускает;
● Занятие начинается в 8:00 — абонемент пропускает;
● Занятие начинается в 14:30 и заканчивается в 17:00 — абонемент пропускает, так как время начала занятия входит в указанный диапазон;
● Занятие начинается в 15:00 и позднее — абонемент не пропускает.

Когда необходимая информация заполнена — нажмите зеленую кнопку Сохранить в правом нижнем углу окна.

Обратите внимание

Если абонемент пропускает на весь день, оставьте строку дня недели пустой. Если абонемент не пропускает на какой-то из дней, то укажите число кратное 5, например с 23:50 до 23:55.

Редактирование и удаление абонемента

В разделе Абонементы в каждой строке отображены иконки крестика и карандаша

Нажмите карандашик — откроется окно редактирования параметров абонемента.

Часть изменений отразится сразу во всех абонементах, в том числе и ранее оформленных. Но некоторые изменения применятся только к абонементам, которые будут проданы после внесения изменений.

Нажмите крестик — появится уточняющий знак вопроса, действительно ли вы хотите удалить выбранный абонемент. Повторное нажатие приведет к удалению данных.

Если вы удалите абонемент, то ранее оформленные абонементы продолжат действие до момента истечения, и информация по ним останется в отчетах.

Для восстановления удаленного абонемента обратитесь в службу поддержки.

Обратите внимание

Сразу изменится тип абонемента, направление и название.

К изменениям, которые применятся только к новым проданным абонементам, относится количество занятий, срок действия, количество заморозок и количество дней в заморозке суммарно, цена, категория платежа.

Оформление абонемента

Найдите клиента, которому нужно продать абонемент, и перейдите в его карточку.

В левом верхнем углу карточки клиента находится выпадающий список абонементов. Выберите в нем нужный или добавьте новый, нажав на плюсик. Над выпадающим списком есть поле «Поиск абонемента», и вы можете найти абонемент через него, если знаете название абонемента. Введите название — тогда откроется окно формирования абонемента.

После выбора абонемента, откроется дополнительная информация по сделке:

Списать со счета

Если на счету клиента есть средства, то используйте это поле для списания с баланса. «Списать со счета» не отображается, если баланс равен нулю.

Программа не позволит списать больше средств, чем есть на балансе клиента. В поле «Внесено в кассу» автоматически произойдет перерасчет с учетом указанного списания.

Внесено в кассу

Введите в это поле фактически внесенные за абонемент средства. Если фактически было внесено меньше стоимости абонемента, то появится дополнительное поле «Срок погашения долга».

Обратите внимание

Если внести изменение в поле «Внесено в кассу» после применения скидки, то программа начислит на личный счет клиента разницу, либо сформирует задолженность на недостающую сумму.

Способ внесения

При необходимости укажите способ внесения средств: наличный или безналичный. Задать дополнительный способ внесения можно в разделе меню Финансы → Способы оплаты.

Дата продажи

По умолчанию установится текущая дата, при необходимости измените ее. Срок действия абонемента будет автоматически рассчитан с учетом свойств абонемента.

Действует до, полная стоимость абонемента, количество занятий

В этих полях отображена информация из раздела меню Занятия → Абонементы.

Цифровой код абонемента

Введите код абонемента, если вы используете систему кодирования. Если же в организации присутствуют персональные карточки, то оставьте это поле пустым. Номер персональной карты можно присвоить в анкете клиента.

Комментарий

Здесь вы можете оставить комментарий к сделке продажи абонемента. Внесенный комментарий будет добавлен в основание платежа.

После оформления абонемент …

После оформления абонемент можно активировать сразу или в указанную дату или же заморозить.

Добавить клиента в группу постоянным участником

Поставьте галочку слева от поля, если вы хотите Добавить клиента в группу постоянным участником. Это те клиенты, которых программа автоматически записывает на все предстоящие занятия конкретной группы.

Если постоянного участника не отметить на занятии, то на следующий день произойдет автоматическое списание занятия из абонемента. Списание не произойдет только в том случае, если клиент не имеет активного абонемента. Возможно отключение автопропуска или автоматического списания занятия из абонемента через службу поддержки.

Скидка

Выберите из списка скидку или добавьте новую, используя иконку плюсика справа от поля. Произойдет автоматический перерасчет стоимости абонемента после выбора скидки. Если у клиента есть персональная скидка, то она применится автоматически. Скидка по абонементу суммируется с персональной.

После внесения необходимой информации нажмите кнопку Оформить.

Обратите внимание

После оформления абонемента, посещения, отмеченные в долг, погашаются, если абонемент распространяется на эти занятия.

Изменение параметров оформленных абонементов

В карточке клиента в блоке «Абонементы» доступны история и редактирование оформленных абонементов.

Удалить абонемент безвозвратно могут только руководители или босс. При безвозвратном удалении в ЛистОк удалится информация по продажам в отчетах, а отмечания по этому абонементу превратятся в долг. Останется платеж по нему, который можно удалить только вручную. Безвозвратно удаленный абонемент нельзя восстановить.

Обратите внимание

Статус абонемента автоматически сменяется на «истек» при отсутствии занятий в абонементе или истечении срока действия.

Статусы абонементов

Любой абонемент из ListOk может находиться в разных статусах в зависимости от его параметров.

Активный абонемент — абонемент, по которому можно отметить клиента.

Неактивированный абонемент — это абонемент, срок действия которого продлевается ежедневно до момента активации.

Если вы случайно активировали абонемент, то его можно вернуть обратно в статус неактивированный, только если у клиента отсутствуют активные списания: отмените все посещения, пропуски и штрафы по данному абонементу — в настройках оформленного абонемента появится кнопка Деактивировать. Деактивация доступна только руководителям или боссу.

Замороженный абонемент — это абонемент, действие которого было приостановлено после активации. Вы можете задать ограничения по общему количеству заморозок, а также по количеству дней.

Истекший абонемент — абонемент, который прекратил свое действие по количеству дней или сроку действия. По нему нельзя отметить клиента.

Отозванный абонемент используется при возврате, ошибочном оформлении или переоформлении абонемента.

Виды отчетности по абонементам

Отчет по абонементам

В разделе меню Отчеты → Новые отчеты можно найти отчеты по типу и названию абонемента в виде графика и более подробной детализации. Также можно посмотреть нумерацию абонементов, например, «первый абонемент». В отчете находится информация о посещениях, активных клиентах и выручке по абонементам.

Обратите внимание

Клиент считается активным, если у него есть абонемент с одним из следующих статусов: активен, не активирован или заморожен.

Отчет по долгам за абонементы

В разделе меню Финансы → Должники на вкладке Абонементы можно посмотреть информацию по долгам за абонементы. Здесь представлена таблица с данными должника и возможностью погасить долги в этом разделе.

В выбранный период должна попадать дата погашения долга, иначе задолженность не отобразится в отчете.

Отчет по истекающим/истекшим абонементам

В разделе меню Отчеты → Истекающие/Истекшие абонементы представлена информация по истекающим/истекшим абонементам в виде таблицы за период.

В таблицу попадают только те абонементы, дата истечения которых входит в выбранный период.

Отчет LTV клиентов

В разделе меню Отчеты → LTV Клиентов можно посмотреть, сколько у одного клиента было пробных и непробных абонементов и какую выручку это принесло без разделения по филиалам.

В отчете представлена таблица по клиентам, которые внесли хотя бы один платеж: товары, абонементы, сертификаты или оплата занятия.

Уровни доступа

Чтобы работать с абонементами, необходимо настроить разные уровни доступа для пользователей ListOk. К самым используемым относятся:

Настройка уровня доступа для работы с видами абонементов: «Абонементы (чтение)», «Абонементы (изменение)», «Абонементы (удаление)».

Настройка для оформления абонементов: «Строка поиска клиента (главная страница)», «Оформление абонементов».

Настройка для работы с оформленными абонементами: «Строка поиска клиента на занятии», «Список абонементов», категория «Оформленный абонемент».

Настройка для просмотра абонементов: «Строка поиска клиента (главная страница)», «Список абонементов».

Не могу отметить клиента на занятии. Почему?

У клиента есть абонемент, пропускающий на занятия, но программа отмечает его в долг. Почему?

Можно ли по одному абонементу отметить разных клиентов, создать семейный абонемент?

Можно ли списывать более одного занятия с абонемента при посещении?

Часто задаваемые вопросы

Про отмечание по абонементу

Не могу отметить клиента на занятии. Почему?

— Существуют следующие причины, по которым вы не можете отметить клиента на занятии:

1) Программа не отмечает клиента, потому что этот абонемент не пропускает на занятия данного направления.

2) У клиента отсутствует активный абонемент и на вашем аккаунте отключено отмечание в долг.

3) Вы пытаетесь отметить клиента на занятии, которое еще не состоялось. Если вам все же нужна возможность отметить клиента на занятии в будущем, функция включается на стороне службы поддержки.

4) У пользователя не хватает одного из уровней доступа: «Отметить на занятии» или «Отметить на занятии прошедших дней». В таком случае обратитесь к руководителю или боссу.

У клиента есть абонемент, пропускающий на занятия, но программа отмечает его в долг. Почему?

— Вероятнее всего, нужно проверить все настройки доступа к занятиям по абонементу:

1) В разделе меню Занятия → Группы убедитесь, что группа занятия находится в нужном направлении.

2) Далее перейдите в раздел Занятия → Абонементы, найдите вид абонемента, который оформлен у клиента, и проверьте в настройках активно ли необходимое направление.

3) Если все верно, то в этом же модальном окне используйте кнопку Показать/Скрыть ограничения времени действия абонемента, и сопоставьте настройки времени с занятием, на котором вы пытаетесь отметить клиента.

Если вы обнаружили несоответствия, то внесите изменения и сохраните новые параметры.

Можно ли по одному абонементу отметить разных клиентов, создать семейный абонемент?

— Сейчас такая опция отсутствует.

Можно ли списывать более одного занятия с абонемента при посещении?

— Да, настройка активируется через менеджера службы поддержки.

Можно ли активировать абонемент не в указанную дату и не сразу, а по первому отмечанию?

Нам надо чтобы абонемент всегда оформлялся в неактивированном статусе с датой активации через n дней. Это возможно?

Можно ли изменить дату активации абонемента, если он был случайно активирован?

Про статусы абонементов

Можно ли активировать абонемент не в указанную дату и не сразу, а по первому отмечанию?

— Да, активировать абонемент можно либо в установленную дату, либо по первому посещению, либо принудительно по кнопке Активировать абонемент. При оформлении абонемента в неактивированном статусе требуется указать дату активации. Если активация наступает только по посещению, то установите значение, например, через год.

— Да, направьте запрос через кнопку Помощь под учетной версией босса или с главной электронной почты, на которую зарегистрирован аккаунт.

Можно ли изменить дату активации абонемента, если он был случайно активирован?

— Да, необходимо деактивировать абонемент, выбрав нужный из карточки клиента, и нажать кнопку Деактивировать. После этого в абонементе будет доступно изменение даты активации. Необходимый уровень доступа: «Деактивация абонементов».

Деактивировать можно только тот абонемент, в котором нет пропусков, отмечаний и штрафов за отмену. В противном случае их нужно предварительно вернуть.

Можно ли списывать занятие с абонемента при пропуске/отмене записи?

Можно ли списывать неполное занятие с абонемента при пропуске/отмене записи?

Если клиента уже отметили в долг, то можно ли при продаже нового абонемента это учесть? Не просто погасить долг, а чтобы абонемент действовал со дня долга?

Можно ли изменить срок погашения долга по абонементу или установить определенный срок для погашения долга?

Про штрафы и задолженность

Можно ли списывать занятие с абонемента при пропуске/отмене записи?

— Да, при пропуске занятия списываются автоматически, а при отмене записи — только за n часов до занятия. В ListOk есть возможность отключить списание по пропуску. Для этого обратитесь в службу поддержки.

Можно ли списывать неполное занятие с абонемента при пропуске/отмене записи?

— Да, настройка активируется через менеджера службы поддержки.

— Да, в программе есть данная функция, которая активируется по запросу главного пользователя.

Можно ли изменить срок погашения долга по абонементу или установить определенный срок для погашения долга?

— По умолчанию если вы оформляете абонемент в долг полностью или частично, то срок погашения составит 14 дней от текущего дня.

Отдельно для пробных и непробных абонементов количество дней для погашения долга можно поменять через вашего менеджера службы поддержки.

При оформлении абонемента можно установить и другую дату в календаре вручную.

В ЛистОк есть дополнительная настройка «запретить администраторам менять дату погашения задолженности за абонемент при его оформлении». Тогда она будет всегда равна настройкам аккаунта по умолчанию. Такую настройку может активировать ваш менеджер.

Можно ли запретить запись без абонемента?

Можно ли оповещать клиента об истечении абонемента?

Можно ли остаток абонемента перенести на другого клиента?

Указываю прошедшую дату продажи, но в программе абонемент оформляется текущим числом. Что делать?

Про остальное

Можно ли запретить запись без абонемента?

— Да, такая настройка возможна только для ваших клиентов. Программа не позволит им самостоятельно записаться без абонемента. Чтобы активировать настройку, обратитесь в службу поддержки. Для пользователя программы ограничение по записи без абонемента отсутствует.

Можно ли оповещать клиента об истечении абонемента?

— Да это возможно. Автоматические уведомления доступны от тарифного плана Юпитер, настройка осуществляется через вашего менеджера службы поддержки.

Можно ли остаток абонемента перенести на другого клиента?

— Такой опции нет, но можно вручную в одном абонементе уменьшить количество занятий, а в другом — увеличить.

Указываю прошедшую дату продажи, но в программе абонемент оформляется текущим числом. Что делать?

— Вероятнее всего, у вас нет уровня доступа «Внесение платежей прошедшим числом». Обратитесь к руководителю или боссу для изменения прав доступа.

Была ли статья полезной?

Пожалуйста, заполните всего два поля. Вы поможете нам стать лучше.

Оценить

Направления

Обзор направлений, что они означают и как влияют на абонементы и занятия.

Группы

Расписание

Клиенты

Узнать больше →

Рекомендации по работе с группами в ListOk CRM. Обзор групп, что это такое и зачем нужны.

Заполнение расписания занятий в ListOk CRM. Работа с шаблоном и правила использования.

Инструменты для работы с клиентами в ListOk. Подробный разбор карточки и анкеты клиента.

Связанные статьи

Есть дополнительные вопросы? Найдите ответы здесь!

ПОСЛЕДНИЕ РЕЛИЗЫ

ПРОЧЕЕ

О нас

Тарифы

Мобильное приложение

ДОКУМЕНТЫ

Оферта на заключение Лицензионного договора

Политика обработки персональных данных

Товары

Менеджеры

Скидки