ListOk CRM — это программа для ведения клиентов, абонементов и записей на занятия. С ее помощью вы сможете контролировать расписание, отслеживать посещения и взаимодействовать с клиентами.

Данная статья служит пошаговым руководством по первичной настройке. Следуйте шагам, и через 10 минут у вас будет расписание с занятиями, на которые вы сможете записать первых клиентов.

К каждому пункту прикреплены ссылки на более подробные инструкции. Перейдя по ним, вы сможете изучить все нюансы работы модулей. Инструкции будут полезны пользователям, которые уже освоили основы программы и хотят глубже изучить ее функционал.

При возникновении вопросов по использованию ListOk CRM обращайтесь в службу поддержки.

Оформление абонемента

Шаг 9

Записи и посещения

Полезные функции

Вход в программу

Если вы — босс:

1

При регистрации аккаунта укажите действующий адрес электронной почты.

2

На нее поступит письмо, в котором содержатся: ссылка для доступа в аккаунт, логин и пароль для входа в программу.

3

Перейдите по ссылке и авторизуйтесь, используя данные из письма.

Не передавайте свой логин и пароль третьим лицам. Чтобы предоставить доступ в программу, создайте сотрудника и отправьте ему данные для входа.

Потеряли доступ к программе? Порядок действий рассказали в правилах пользования.

Если вы — менеджер или преподаватель:

1

Перед тем, как вы получите доступ в программу, руководитель или босс должны:

● настроить уровень доступа, подходящий вашим функциям;
● в разделе Сотрудники создать менеджера или преподавателя;
● присвоить уровень доступа;
● передать вам логин, пароль и ссылку на программу.

2

Перейдите по ссылке, предоставленной вам руководителем или боссом.

3

Авторизуйтесь при помощи логина и пароля.

Потеряли логин или пароль? Босс, руководитель или сотрудники с уровнем доступа «Преподаватели (изменение)» или «Менеджеры (изменение)» должны установить и предоставить вам новые данные для входа.

Обратите внимание

Для доступа преподавателей к программе требуется тариф Марс или выше.

Шаг 1. Сотрудники

Сотрудники — это пользователи, которые могут взаимодействовать с клиентами, абонементами и занятиями внутри CRM. Благодаря разделу Сотрудники вы можете выдавать доступ в систему другим людям, при этом разделяя их по ролям в организации.

Количество сотрудников в ListOk CRM не ограничено.

Босс

Босс — основной пользователь, на которого оформляется аккаунт. В системе может быть только один пользователь такого типа.

У босса имеется неограниченный доступ к ListOk CRM, в том числе к разделам:

● Аккаунт → Мой Кабинет;
● Аккаунт → Настройки аккаунта;
● Система лояльности → Бонусная система;
● Отзывы → Настройка отзывов.

Все важные функциональные возможности программы и дополнительные модули активируются только по его запросу.

Менеджеры

Разделяются на руководителей и администраторов.

Руководители — аналог владельца аккаунта по уровню доступа, поскольку могут использовать практически полный функционал программы.

Администраторы — категория сотрудников, которая отвечает за учет клиентов, оформление абонементов и ведение информации в программе. Возможности администратора регулируются уровнем доступа.

Для изменения доступа администратора откройте раздел Сотрудники → Уровни Доступа. Подробнее рассказали здесь.

Как создать менеджера?

1

Перейдите в раздел меню Сотрудники → Менеджеры.

2

В правом верхнем углу нажмите кнопку +Новый Менеджер.

3

Для начала работы в открывшемся окне заполните обязательные поля:

● «ФИО»;
● «Логин» и «Пароль» — необходимы для авторизации менеджера в программе;
● «Уровень доступа» — регулирует, какими возможностями будет обладать администратор в ListOk CRM;
● «Филиалы» — задает список филиалов, к которым администратор имеет доступ.

4

Сохраните изменения.

Преподаватели

Сотрудники, которые ведут занятия и получают за них заработную плату. Преподавателям не обязательно предоставлять доступ в ListOk, так как вести информацию об их занятиях могут менеджеры. Однако функционал позволяет преподавателям самостоятельно редактировать расписание, записывать, отмечать клиентов и выполнять другие задачи, чтобы снизить нагрузку администраторов.

Авторизация преподавателей доступна с тарифа Марс или выше.

Возможности преподавателя определяются уровнем доступа. Для его изменения откройте раздел Сотрудники → Уровни Доступа.

Как создать преподавателя?

1

Перейдите в раздел меню Сотрудники → Преподаватели.

2

В правом верхнем углу нажмите кнопку +Новый Преподаватель.

3

В открывшемся окне заполните поля. Для быстрого начала работы достаточно ввести имя преподавателя. Если вы укажете только его, то сможете назначать преподавателя на занятия группы, но он не сможет войти в CRM.

4

Сохраните изменения.

На данном шаге у вас появились менеджеры, которые смогут поддерживать работу организации, а также преподаватели, которые будут вести занятия.

Подробнее о различиях между типами сотрудников, доступе в программу и начислении зарплаты →

Шаг 2. Залы

Чтобы заполнить расписание, сначала нужно создать зал.

Залы позволяют распределять занятия по разным помещениям и учитывать их загрузку. Как правило разные залы используют для разных типов нагрузки и формата — силовые, кардио, растяжка, танцы.

Как создать зал?

Перейдите в раздел Занятия → Залы.

В разделе уже находится тестовый зал. Для редактирования нажмите иконку карандашика, для удаления — иконку крестика.

Чтобы создать новый зал, в правом верхнем углу нажмите кнопку +Новый Зал.

В открывшемся окне заполните поля. Для быстрого начала работы достаточно ввести название.

Сохраните изменения.

На данном шаге у вас появится зал, в котором вы сможете проводить занятия. Информация о зале будет отображаться в расписании на главной странице и в онлайн-сервисах.

Подробнее о работе залов →

Шаг 3. Направления

Направления помогают систематизировать группы и занятия. С их помощью вы сможете:

● настроить в абонементе доступ к занятиям;
● начислять заработную плату преподавателям;
● фильтровать занятия в онлайн-сервисах ListOk CRM.

Как создать направление?

Перейдите в раздел Занятия → Направления.

В разделе уже находится тестовое направление. Для редактирования нажмите иконку карандашика, для удаления — иконку крестика.

Чтобы создать новое направление, в правом верхнем углу нажмите кнопку +Новое направление.

Для быстрого начала работы в открывшемся окне создания заполните обязательные поля:

● «Название»;
● «Цвет Направления».

Сохраните изменения.

Цвет направления

От цвета направления зависит цвет отображения занятий в расписании.

Цвет можно указать при создании или редактирования направления.

Для настройки цвета направления:

1

В поле «Цвет Направления» нажмите на цветной квадратик.

2

Откроется палитра.

3

При помощи курсора выберите понравившийся цвет в палитре.

4

Также вы можете вставить цвет в формате HEX.

5

Сохраните изменения.

На данном шаге вы создали направление. Теперь занятия этого направления будут отображаться в расписании под указанным цветом.

Подробнее о создании направлений, а также примеры их использований в ListOk CRM →

Шаг 4. Группы

Группа задает настройки занятия: к какому направлению оно относится, как долго длится, сколько клиентов может присутствовать. При создании занятия эти параметры автоматически подставляются из настроек группы.

Как создать группу?

Перейдите в раздел Занятия → Группы.

В правом верхнем углу нажмите кнопку +Новая группа.

В открывшемся окне заполните поля. Для быстрого начала работы достаточно ввести название и выбрать направление.

Данные, которые вы укажете здесь, будут распространяться на все занятия этой группы. Однако вы можете менять преподавателя уже внутри занятия в шаблоне расписания или на главной странице.

Сохраните изменения.

На данном шаге в вашем аккаунте уже готовы залы, направления и группы. Теперь при заполнении расписания вам не придется устанавливать параметры для каждого отдельного занятия.

Подробнее о создании и использовании групп в ListOk CRM →

Шаг 5. Заполнение расписания

После создания зала, направлений и групп вы можете заполнить расписание занятиями.

Как заполнить расписание вручную?

1

Перейдите на главную страницу и выберите расписание на нужный день.

2

Нажмите кнопку +Новое занятие.

3

В открывшемся окне заполните поля. Для быстрого старта работы вам необходимо указать группу и время начала занятия.

4

Сохраните изменения.

5

У вас появится занятие, которое отобразится только в выбранном дне.

6

Повторите действия с другими занятиями.

Как заполнить расписание через шаблон?

Создайте шаблон расписания:

1

Перейдите в раздел Расписание → Шаблон расписания.

2

Выберите день недели, в которое нужно внести занятие.

3

Кликните на необходимое время в расписании.

4

В открывшемся окне заполните поля. Для быстрого начала работы вам необходимо выбрать группу.

5

Сохраните изменения.

6

У вас появится занятие, которое будет отображаться в выбранный день каждую неделю.

7

Повторите действия с другими занятиями.

Заполните неделю по шаблону:

1

Для того, чтобы применить шаблон, перейдите в раздел меню Расписание → Расписание на неделю.

2

В левом верхнем углу укажите неделю, на которую нужно заполнить расписание.

3

Нажмите кнопку Заполнить на неделю.

4

Подтвердите действие.

5

Появится уведомление о том, что расписание успешно заполнено по шаблону.

Для автоматического заполнения расписания по шаблону на несколько недель необходимо обратиться к вашему персональному менеджеру.

На данном шаге у вас появилось заполненное расписание. Ваша организация готова к посещениям клиентов. Если вы пользуетесь онлайн-сервисами, то клиенты уже смогут увидеть занятия и записаться на них самостоятельно.

Подробнее о расписании →

Шаг 6. Абонементы

Абонементы — это система контроля посещений, предоставляющая клиенту доступ к занятиям на ограниченный период или число раз. С помощью абонементов в ListOk CRM можно контролировать посещения занятий: клиенты получают доступ только к выбранным направлениям.

Абонемент бывает:

● безлимитным — это абонемент, по которому не отображается остаток занятий в личном кабинете и мобильном приложении клиента;
● пробным — это тип абонемента, для которого можно установить ограничение на количество покупок одним клиентом;
● базовым — это стандартный тип абонемента, который выбирается по умолчанию при создании.

Как создать абонемент?

Перейдите в раздел Занятия → Абонементы.

В правом верхнем углу окна нажмите кнопку +Новый Абонемент.

В открывшемся окне заполните поля. Для быстрого начала работы достаточно указать:

● «Название»;
● «Количество занятий»;
● «Срок действия»;
● «Доступные направления»;
● «Цена».

Сохраните изменения.

На данном шаге у вас появился абонемент, который клиенты смогут приобрести и который позволит им посещать занятия выбранных направлений.

Подробнее обо всех параметрах абонементов →

Шаг 7. Клиенты

ListOk CRM ведет учет клиентов, которые приобретают абонементы, записываются и посещают занятия. Вся информация о клиенте хранится в его карточке в разделе Клиенты → Список клиентов.

В карточке вы можете управлять абонементами и отслеживать всю историю активности клиента.

Как создать клиента?

Перейдите в раздел Клиенты → Список клиентов.

В правом верхнем углу нажмите кнопку +Новый клиент.

Откроется окно создания нового клиента.

В открывшемся окне заполните поля. Для быстрого начала работы достаточно ввести имя клиента.

Сохраните изменения.

В программе уже имеется тестовый клиент Иванов Иван Иваныч. Он необходим для продажи товаров через главную страницу или оформления сертификатов. Его нельзя отредактировать или удалить.

На данном шаге у вас создан первый клиент. Вы сможете оформить ему абонемент, записать или отметить на занятии.

Подробнее об анкете и карточке клиента →

Шаг 8. Оформление абонементов

Для записи на занятия клиенту требуется абонемент, который позволяет посещать занятия выбранных направлений.

Как оформить абонемент?

Откройте карточку клиента, нажав на его имя.

В левой части карточки выберите абонемент или введите его название в поисковой строке.

Появятся поля, которые заполняются автоматически на основе данных из абонемента.

Нажмите кнопку Оформить абонемент.

На данном шаге у клиента появится абонемент, благодаря которому он сможет записаться на занятия.

Подробнее об оформлении абонемента, продаже в долг и активации абонемента в указанную дату →

Какие функции будут полезны при продаже абонемента?

Постоянные участники

Постоянные участники — это клиенты, которых ListOk CRM автоматически записывает на предстоящие занятия выбранной группы. Наличие абонемента у клиента необязательно.

Об автоматической записи на занятия рассказали в статье «Постоянные участники».

Скидки

Скидки — это мощный инструмент мотивации, который побуждает клиентов к покупке абонемента. Вы можете создавать промокоды, персональные скидки или скидку, которая будет распространяться на все абонементы в онлайн-сервисах.

Также в ListOk возможно применять несколько скидок одновременно. Подробно объяснили в статье «Скидки».

Подарочные сертификаты

Подарочные сертификаты предназначены для принятия денежных средств от одного клиента и зачисления их на счет другого. После активации сертификата клиент может использовать средства на балансе для покупки абонементов, товаров, а также для оплаты посещений.

Подробная информация об оформлении и активации находится в статье «Сертификаты».

Система лояльности

Бонусная система помогает повысить лояльность и стимулирует клиентов к повторным покупкам. Частичная оплата бонусами делает абонементы доступнее и побуждает клиентов выбирать именно вашу компанию.

Бонусы могут начисляться вручную или автоматически по сценариям, а также списываться — вручную и через онлайн-сервисы.

Подробно о бонусах и их использовании рассказали в статье «Система лояльности». Там же имеются примеры использования бонусов.

Шаг 9. Записи и посещения

Запись на занятия — это одна из основных функций ListOk CRM. С ее помощью вы можете вести учет посещаемости клиентов и планировать нагрузку на предстоящие занятия.

Как записать клиента на занятие?

Через главную страницу

1

В разделе меню Главная нажмите на занятие в расписании.

2

В поисковой строке введите имя клиента.

3

Нажмите на появившуюся иконку карандаша рядом с именем клиента.

4

В открывшемся окне нажмите кнопку Записать Клиента.

5

Имя клиента появится в блоке «Записано» внутри занятия.

6

Если вы хотите отменить запись, нажмите Снять Запись.

Через карточку клиента

1

Перейдите в карточку клиента, введя его имя в поисковой строке на Главной странице или через раздел Клиенты → Список клиентов.

2

В верхней левой панели нажмите на иконку карандаша.

3

В открывшемся списке выберите направление.

4

Укажите дату, на которую нужно записать клиента, и выберите группу.

5

Нажмите кнопку Записать Клиента.

6

Новая запись появится в блоке «Записи на занятия» внизу карточки клиента.

7

Если вы хотите отменить запись, нажмите иконку крестика и затем подтвердите действие.

Как отметить клиента?

Через главную страницу

В разделе меню Главная нажмите на занятие в расписании.

Если клиент ранее был записан на занятии, то найдите его имя в списке.

Справа от его имени нажмите кнопку Отметить.

Нажмите кнопку повторно, чтобы подтвердить действие.

Если клиента нет в списке записанных, то в поисковой строке введите его имя.

Нажмите кнопку Отметить.

Имя клиента появится в блоке «Посетило» внутри занятия.

Если вы хотите отменить посещение, нажмите Снять с занятия напротив имени клиента.

Через карточку клиента

Перейдите в карточку клиента.

В блоке «Записи на занятия» найдите занятие, на котором необходимо отметить клиента.

Напротив него нажмите галочку и подтвердите действие.

Занятие переместится из «Записей на занятия» в блок «Посещения».

Если вы хотите отменить посещение, в блоке «Посещения» нажмите на название занятия.

Внутри занятия в блоке «Посетило» напротив имени клиента нажмите кнопку Снять с занятия.

Отмена посещения возвращает списанные занятия в абонемент клиента.

На данном шаге вы научились записывать и отмечать на занятии.

Также клиента можно поместить в лист ожидания, отметить в долг или без абонемента. Подробно о записях и посещениях →

Другие полезные функции

За девять шагов вы освоили основной функционал ListOk CRM и готовы изучать дополнительные функции. Ниже представили примеры модулей, которые пригодятся в работе компании.