При этом часть данных ведётся отдельно для каждого филиала, чтобы сотрудники могли работать со своими расписаниями и группами, а владелец компании — контролировать работу каждого филиала и вести общую отчётность.

Группы — каждая группа относится к определённому филиалу.

Залы — шаблон расписания разбит по залам выбранного филиала, поэтому после создания филиала сначала добавьте в нём залы, иначе расписание будет пустым.

Расписание занятий — создаётся для каждого филиала отдельно.

Товары — поступление и учёт также можно разделить.

Платежи — все финансовые операции, включая оплаты клиентов и выплаты заработной платы сотрудникам, учитываются отдельно для каждого филиала, но поступают на один расчётный счёт юрлица.

Администраторы — можно предоставить доступ только к определённым филиалам или ко всем сразу.

Если вашей компании требуется полностью разделить клиентов, абонементы и финансовые потоки между студиями, при этом оставить централизованный контроль, рекомендуем использовать отдельные аккаунты вместо филиалов и работать как франшиза.

Важно! Филиал клиента и филиал платежа — разные параметры. Филиал клиента показывает, к какому филиалу прикреплён клиент, а филиал платежа — к какому филиалу относится конкретная финансовая операция. Эти значения могут не совпадать. Подробнее — в подразделе «Отчёты по филиалам».

Что такое филиалы в ListOk CRM?

Филиалы позволяют управлять несколькими организациями в рамках одного аккаунта.

Они отлично подходят для студий, работающих в рамках одного юридического лица: у них общая клиентская база, абонементы, руководители, настройки и интеграции.

Клиент может приобрести абонемент в одном филиале и использовать его в любом другом. А руководители могут просматривать данные по всей организации и переключаться между филиалами без повторного входа в систему.

Обратите внимание

Модуль Филиалы доступен с тарифа Юпитер.

Чем филиалы отличаются от франшизы?

Филиалы — это несколько студий, работающих в рамках одного юридического лица и одного аккаунта. Они используют общую клиентскую базу, абонементы и единые настройки. Такой вариант подходит, если вы развиваете одну компанию и хотите вести весь учёт в одной системе.

Франшиза — это объединение нескольких отдельных аккаунтов под управлением франшизодателя. Каждый аккаунт работает самостоятельно и имеет собственную базу клиентов, абонементов, сотрудников и платежей. При этом владелец франшизы может контролировать работу всех участников сети.

Что пригодится вам?

Если несколько студий работают как одна компания и должны использовать общую клиентскую базу, используйте филиалы. Если данные компаний необходимо разделить, но при этом сохранить централизованный контроль, подойдёт франшиза.

Подробнее о работе с франшизой рассказали в отдельной статье.

Что изменится при переходе на тариф без филиалов?

Если перейти на тариф, в котором модуль «Филиалы» недоступен:

1

Работать с расписанием и его автозаполнением можно будет только в основном филиале. В остальных филиалах ранее созданное расписание останется доступным только для просмотра.

2

В разделе Филиалы исчезнет кнопка +Новый филиал.

3

В анкете клиента скроется поле «Филиал».

4

Поступление товаров можно будет оформлять только на основной филиал.

5

Списание товаров из филиалов останется доступным.

6

Все новые платежи за абонементы и товары автоматически будут относиться к основному филиалу независимо от выбранного ранее.

7

В онлайн-расписании и мобильном приложении клиентам будет доступно расписание только основного филиала.

8

В части разделов сохранятся фильтры по филиалам и возможность просматривать ранее созданные филиалы. При этом в старых отчётах (Новые Отчёты, Выплаты преподавателям/менеджерам) фильтр по филиалу скрывается.

9

Информация в отчётах по клиентам, платежам, товарам и другим данным сохранится.

Создание филиалов

В каждом аккаунте всегда есть основной филиал. Он создаётся автоматически и используется как базовый филиал аккаунта. Отличается от дополнительных следующими особенностями:

● по умолчанию первым отображается в онлайн-сервисах;
● его нельзя удалить.

Если вам необходимо основным сделать другой филиал, обратитесь в службу поддержки.

Обратите внимание

Количество филиалов в аккаунте не ограничено и не влияет на стоимость лицензии ListOk CRM.

Переход в раздел Скидочные купоны в ListOkCRM

Как создать дополнительный филиал?

Перейдите в раздел меню Занятия → Филиалы

В правом верхнем углу нажмите кнопку +Новый филиал

Заполните поля в открывшемся модальном окне

02

01

Название

Введите название, которое будет отображаться в программе и в онлайн-сервисах ListOk CRM.

Адрес

Указанная в этом поле информация используется только внутри программы и не отображается клиентам. Чтобы клиенты увидели адрес и контактные данные в онлайн-сервисах, заполните данные в разделе Онлайн-сервисы → Настройки контактов.

03

Порядок отображения

Укажите, в каком порядке филиал должен отображаться в ListOk CRM и онлайн-сервисах.

Основной филиал всегда остаётся первым в списке — дополнительный филиал нельзя разместить выше него, даже если указать значение «0» или «1».

Если оставить поле пустым, новый филиал будет размещён в конце списка.

04

Разрешить продажу абонементов в онлайн-сервисах для клиентов филиала

По умолчанию клиенты любого филиала могут покупать опубликованные абонементы в онлайн-сервисах, если на аккаунте настроена онлайн-оплата.

Эта настройка разрешает клиентам конкретного филиала самостоятельно покупать абонементы в онлайн-сервисах. Клиентам других филиалов магазин абонементов отображаться не будет. Для её подключения обратитесь в службу поддержки.

Работа с филиалами

Внутри ListOk CRM

После создания филиалы станут доступны для работы в системе.

В разделах, где предусмотрено разделение данных по филиалам, в верхней части страницы отображается поле «Филиал». С его помощью можно отфильтровать данные по конкретной студии.

На главной странице отображается расписание выбранного филиала. Чтобы посмотреть расписание другого филиала, выберите его в поле «Филиал».

Что остаётся общим для всех филиалов?

● направления;
● виды абонементов;
● список клиентов;
● преподаватели;
● скидочные купоны;
● автоматические уведомления;
● клиенты — с учётом настройки разделения клиентов по филиалам.

Что привязано к конкретному филиалу?

● группы — каждая группа относится к конкретному филиалу;
● залы — каждый зал относится к конкретному филиалу, а шаблон расписания разбит по залам выбранного филиала. Если в новом филиале нет залов, расписание будет пустым;
● расписание — для каждого филиала свой шаблон;
● платежи, созданные при продаже абонементов, всегда относятся к определённому филиалу. По умолчанию используется филиал, выбранный на главной странице, а при включении настройки «Отображать выбор филиала платежа» филиал платежа можно выбрать вручную;
● товары — поступление товаров оформляется на конкретный филиал. Сами товары общие, а остатки и поступления могут разделяться по филиалам в зависимости от настройки.

Настройки для гибкой работы с филиалами

В ListOk CRM есть дополнительные настройки, которые позволяют учитывать филиалы в работе с клиентами и не только:

Включить разделение клиентов по филиалам

Когда пригодится:

Настройка позволяет разделять клиентскую базу по филиалам и анализировать, к какой студии относится каждый клиент.

Что меняется:

Настройка позволяет закрепить клиента за определённым филиалом.

При создании клиента ему по умолчанию устанавливается филиал, выбранный на Главной странице. Филиал можно изменить в карточке клиента.

Если клиент самостоятельно регистрируется через онлайн-расписание или мобильное приложение, ему присваивается филиал, который клиент выбрал на главной странице расписания.

При этом клиент по-прежнему может просматривать расписание других филиалов и записываться на их занятия.

Где включается:

Аккаунт → Настройки аккаунта.

Показывать магазин только клиентам выбранных филиалов

Отображать выбор филиала платежа при оформлении абонемента

Отображать уведомления администраторам по доступным филиалам

Настройки для гибкой работы с филиалами

В ListOk CRM есть дополнительные настройки, которые позволяют учитывать филиалы в работе с клиентами и не только:

Включить разделение клиентов по филиалам

Показывать магазин только клиентам выбранных филиалов

Когда пригодится:

Помогает управлять онлайн-продажами и показывать абонементы только клиентам нужных филиалов.

Что меняется:

Клиенты выбранных филиалов смогут самостоятельно покупать абонементы в онлайн-расписании. Для клиентов других филиалов магазин абонементов отображаться не будет.

Настройка работает только в паре с настройкой «Включить разделение клиентов по филиалам».

Где включается:

По запросу в службу поддержки.

Отображать выбор филиала платежа при оформлении абонемента

Отображать уведомления администраторам по доступным филиалам

Настройки для гибкой работы с филиалами

В ListOk CRM есть дополнительные настройки, которые позволяют учитывать филиалы в работе с клиентами и не только:

Включить разделение клиентов по филиалам

Показывать магазин только клиентам выбранных филиалов

Отображать выбор филиала платежа при оформлении абонемента

Когда пригодится:

Позволяет учитывать выручку по филиалам в том числе когда филиал клиента и филиал продажи не совпадают.

Что меняется:

При оформлении абонемента сотрудник сможет выбрать филиал, к которому будет относиться платеж.

Где включается:

По запросу в службу поддержки.

Отображать уведомления администраторам по доступным филиалам

Настройки для гибкой работы с филиалами

В ListOk CRM есть дополнительные настройки, которые позволяют учитывать филиалы в работе с клиентами и не только:

Включить разделение клиентов по филиалам

Показывать магазин только клиентам выбранных филиалов

Отображать выбор филиала платежа при оформлении абонемента

Отображать уведомления администраторам только по доступным филиалам

Когда пригодится:

Помогает сократить количество лишних уведомлений и оставить сотруднику только информацию по филиалам, с которыми он работает.

Что меняется:

Администраторы получают уведомления только по филиалам, к которым у них есть доступ.

Где включается:

По запросу в службу поддержки.

Связаться со службой поддержки

В онлайн-сервисах

Онлайн-сервисы ListOk CRM включают в себя: онлайн-расписание, мобильное приложение, расписание на сайте и виджет VK. Клиенты могут самостоятельно переключаться между филиалами и просматривать расписание каждого из них отдельно.

В онлайн-расписании

При первом открытии онлайн-расписания клиенту по умолчанию отображается основной филиал. При следующем входе открывается филиал, выбранный клиентом при последнем посещении расписания.

При необходимости клиент может переключиться на другой, выбрав его в поле «Филиал» в правом верхнем углу страницы. После этого клиент сможет просматривать расписание выбранного филиала и записываться на его занятия. В личном кабинете при этом сохраняется информация о посещениях и записях клиента в каждом конкретном филиале.

Блок «Постоянный участник следующих групп»

В мобильном приложении

При открытии приложения используется филиал, указанный в карточке клиента.

На главной странице данные клиента отображаются без разделения по филиалам.

Чтобы посмотреть расписание другого филиала, клиенту нужно перейти на страницу расписания и выбрать филиал в левом верхнем углу.

В списке преподавателей также доступен фильтр по филиалу. На странице преподавателя отображаются занятия выбранного филиала.

В расписании на сайте

Расписание на сайт и его настройки находятся в разделе Онлайн-сервисы → Расписание на сайт. На этой странице вы можете:

● выбрать расписание филиала, которое будет отображаться;
● указать филиал по умолчанию;
● разрешить или запретить клиентам переключение между филиалами.

Обратите внимание

Если вы хотите отображать расписание всех филиалов и первым показывать основной филиал, выполнять шаги 2−4 в разделе Онлайн-сервисы → Онлайн-расписание не требуется.

В виджете VK

Вы можете настроить расписание конкретного филиала для каждой группы VK. Это удобно, если у каждого филиала есть собственное сообщество VK.

Для настройки воспользуйтесь инструкцией, размещённой в разделе Онлайн-сервисы → Виджет VK.

Для каждого сообщества укажите филиал по умолчанию и выберите режим отображения:

● все филиалы;
● только выбранный.

После этого сохраните изменения.

Скрытие филиалов

Филиалы можно скрыть в онлайн-сервисах. При этом занятия не удаляются, но становятся недоступны для просмотра и записи.

Это позволяет временно скрыть филиал без потери данных, записей и истории посещений. Полезно при ремонте, изменении расписания или приостановке деятельности. В отличие от удаления, скрытие сохраняет всю структуру и позволяет быстро восстановить доступ.

В профиле и личном кабинете клиента сохраняются будущие записи и история посещений. Однако новые записи через онлайн-сервисы будут недоступны — для записи клиенту потребуется обратиться к сотруднику вашей организации.

Для скрытия филиала в онлайн-сервисах обратитесь в службу поддержки.

Редактировать или удалить товар в ListOk CRM

Редактирование и удаление филиалов

В разделе Филиалы в строках отображены иконки крестика и карандаша.

Нажмите карандашик — откроется окно редактирования параметров филиала.

Нажмите крестик — появится знак вопроса, уточняющий, хотите ли вы удалить выбранный филиал. Повторное нажатие приведёт к удалению данных.

Основной филиал удалить нельзя.

Если необходимо назначить основным другой филиал, обратитесь в службу поддержки.

Что изменится после удаления филиала?

1

Филиал перестанет отображаться в CRM и онлайн-сервисах. Связанные с ним занятия также будут скрыты из расписания.

2

Если включено разделение клиентов по филиалам, клиенты удалённого филиала автоматически будут закреплены за основным филиалом.

3

Записи на занятия и история посещений сохраняются в карточке клиента и в его личном кабинете.

4

Информация об удалённых филиалах исчезнет из раздела Новые отчёты.

5

Начисления и выплаты сотрудникам не удалятся, но перестанут отображаться в разделе Выплаты преподавателям/менеджерам.

6

Информация о поступлениях товаров по филиалу больше не отобразится в разделе Поступление товаров.

7

Администраторы, у которых был доступ к удалённому филиалу, теряют эту привязку — после восстановления филиала доступы нужно настроить заново.

Перед удалением учитывайте эти последствия.

Для восстановления удалённого филиала обратитесь к персональному менеджеру.

При восстановлении к названию филиала добавляется отметка «Восстановлен ДД.ММ.ГГГГ ЧЧ: ММ». Если филиал с таким же названием уже создан заново, восстановить старый не получится.

Доступ сотрудников к филиалам

Доступ к филиалам и права доступа сотрудника — разные настройки.

Доступ к филиалам определяет, данные каких филиалов может видеть сотрудник.

Уровни доступа определяют, какие действия с этими данными ему разрешены.

Босс и руководители видят данные всех филиалов, их доступ по филиалам не ограничивается. Администратор видит только те филиалы, которые ему назначены.

Преподаватели не привязываются к определённому филиалу и могут вести занятия в любом из них.

Доступ администраторов к филиалам зависит от филиалов, выбранных при создании сотрудника. Чтобы настроить доступ к филиалам:

Перейдите в раздел Сотрудники → Менеджеры.

В строке нужного администратора нажмите иконку карандаша.

В открывшемся окне выберите филиалы, к которым администратор должен иметь доступ.

После сохранения настроек администратор сможет просматривать данные и вносить изменения только в доступных ему филиалах.

Если у администратора не выбран ни один филиал, при сохранении ему автоматически назначается основной филиал — данные он будет видеть только по нему.

Права доступа к самому списку филиалов настраиваются в разделе Сотрудники → Уровни доступа.

Категория «Занятия»

За просмотр, редактирование и удаление списка филиалов отвечают следующие уровни доступа:

● Филиалы (чтение)
● Филиалы (изменение)
● Филиалы (удаление)

Эти уровни доступа не могут быть применены к преподавателям.

Категория «Финансы»

За изменение филиала у платежей в разделах Финансы → Доходы / Расходы отвечает уровень доступа «Изменение филиала». Менеджеры с этим уровнем доступа могут изменять филиал у платежей тех филиалов, к которым у них есть доступ.

Преподаватели могут просматривать только свои платежи и изменять филиал только у них.

Другие полезные функции

Отчёты по филиалам

В разделах с отчётами можно использовать фильтр по филиалам и анализировать данные отдельно по каждому филиалу.

При работе с отчётами важно различать два понятия:

Филиал клиента

Появляется после активации настройки «Включить разделение клиентов по филиалам» в разделе Настройки аккаунта.

После включения настройки филиал будет отображаться:

● в карточке клиента;
● в анкете клиента — там же можно изменить;
● в разделе Клиенты → Расширенный поиск.

Филиал платежа

Появляется после активации настройки «Отображать выбор филиала платежа при оформлении абонемента», которая включается по запросу в службу поддержки.

Если настройка выключена, платёж автоматически относится к филиалу, в котором была оформлена продажа.

Если настройка включена, при оформлении абонемента можно выбрать филиал, к которому будет относиться платёж. В некоторых отчётах, например, Отчёты → Новые отчёты → Абонементы, появляется столбец «Филиал продажи абонемента», который позволяет анализировать продажи по филиалам.

Важно! Филиал клиента и филиал платежа могут не совпадать.

Экспорт таблицы филиалов в Excel

Вы можете экспортировать список филиалов в Excel через кнопку Экспорт в правом верхнем углу в разделе.

В меню загрузки файлов вашего браузера появится таблица Excel с данными о названии филиала.

Экспорт такой таблицы доступен руководителям и боссу.

API

API позволяет настроить интеграцию ListOk CRM со сторонними сервисами. С помощью него можно:

1

получать список активных филиалов;

2

получать информацию о конкретном филиале;

3

создавать, редактировать, удалять филиалы.

Список доступных методов API регулярно расширяется. Если вам нужна дополнительная информация о возможностях интеграции, обратитесь в службу поддержки ListOk CRM.

Часто задаваемые вопросы

Создали новый филиал, но не можем заполнить в нем расписание — не отображаются группы. Что делать?

— Группы отображаются только в том филиале, к которому они привязаны.

Чтобы добавить группу в новый филиал, перейдите в раздел Занятия → Группы и создайте новую группу, выбрав нужный филиал в поле «Филиал». У уже созданной группы филиал изменить нельзя — поле заблокировано, перенести существующую группу в другой филиал не получится.

Как разделить абонементы по филиалам?

— В ListOk CRM абонементы не привязываются к филиалам напрямую.

Если абонемент должен действовать только на занятия определённого филиала, создайте отдельное направление, настройте для него абонемент и привяжите к этому направлению группы нужного филиала. В результате абонемент будет действовать только на занятия этих групп.

Почему администратор не видит филиал?

— Перейдите в раздел Сотрудники → Менеджеры и нажмите на значок карандаша в строке нужного администратора. Проверьте, что в поле «Филиалы» выбран нужный филиал.

Также проверьте, есть ли у администратора права на просмотр филиалов и расписания занятий.

Почему преподаватель не видит филиал?

— Преподавателям недоступен просмотр списка филиалов.

Если преподаватель не видит занятия в расписании, проверьте его права доступа в разделе Сотрудники → Уровни доступа.

Как посмотреть клиентов, которые ходят в определённый филиал?

— Чтобы посмотреть клиентов определённого филиала, перейдите в раздел Клиенты → Расширенный поиск, выберите нужный филиал в поле «Филиал клиента» и нажмите Найти.

Для использования этого фильтра должно быть включено разделение клиентов по филиалам.

Почему у клиента, который относится к одному филиалу, имеется платеж, который относится к другому филиалу?

Что будет, если удалить филиал?

— В вашем аккаунте включена настройка, которая позволяет выбрать филиал платежа при оформлении абонемента. Сотрудники могут выбрать филиал платежа, который отличается от филиала клиента. Свяжитесь с вашим персональным менеджером, чтобы выключить настройку. Также вы можете отключить уровень доступа «Изменение филиала» из категории «Финансы».

Что будет, если удалить филиал?

— После удаления филиал и связанные с ним занятия перестанут отображаться в CRM и онлайн-сервисах. При этом часть связанных данных сохранится.

Подробное описание последствий приведено в разделе «Редактирование и удаление филиалов».

Клиенты одного филиала не могут зайти в магазин абонементов. Что случилось?

— Скорее всего, в вашем аккаунте включено ограничение доступа к магазину по филиалу клиента, а для данного филиала отключена продажа абонементов через онлайн-сервисы.

Перейдите в настройки филиала и проверьте, установлена ли галочка «Разрешить продажу абонементов в онлайн-сервисах для клиентов филиала». Если галочка снята, клиенты этого филиала не смогут приобретать абонементы через онлайн-сервисы.

Была ли статья полезной?

Пожалуйста, заполните всего два поля. Вы поможете нам стать лучше.

Оценить